La digitalisation des entreprises est en plein cœur de l’actualité. Devenu buzzword ces dernières années, celui-ci cache tout de même quelques aspects clés, permettant aux entreprises de poursuivre leur croissance ainsi que de développer la productivité de leurs salariés.

Qu’est-ce que la transformation digitale ?

La transformation digitale des entreprises consiste en l’intégration des nouvelles technologies digitales disponibles dans leurs secteurs respectifs, dans le but de répondre à des nouveaux besoins. Initialement entamée avec l’arrivée des échanges par mails, aujourd’hui la transformation digitale va bien au-delà avec des secteurs affectant le business model des entreprises. Celle-ci peut d’ailleurs intervenir à tous les niveaux.

La transformation numérique induit des changements dans les habitudes de travail de chacun. Par exemple, le système cloud nécessite de partager sur une plateforme collaborative les documents avec différents salariés plutôt que de stocker les fichiers sur son ordinateur. Plutôt que d’échanger des dizaines de documents par mail, ces zones de stockage contribuent à améliorer la productivité en mettant à la disposition de chacun les évolutions courantes des données contenus dans ces fichiers stockés.

Un autre exemple peut être cité avec le télétravail. Celui-ci s’est énormément développé ces dernières années au point de devenir une habitude pour certains salariés. Cependant, afin de manipuler des données confidentielles depuis chez soi, il était alors nécessaire de mettre à disposition des collaborateurs des systèmes de communication et de diffusion de fichiers adaptés. Les sharepoints ainsi que Skype ont apporté une solution robuste à ces méthode de travail.

De ce fait, la digitalisation est devenue nécessaire afin de répondre à ces nouvelles formes de travail. Elle permet de suivre les évolutions continues de nos façons de travailler. Bien entendu, cette transformation des entreprises n’est possible qu’avec la volonté des dirigeants du groupe ainsi que la motivation de leurs collaborateurs. En effet,

Un exemple de transformation digitale au travers de la dématérialisation des notes de frais

Outre l’aspect tendance qui se cache derrière ce concept, les entreprises en tirent un réel profit lorsque la digitalisation est bien maîtrisée.

La dématérialisation des notes de frais est un parfait exemple de réussite en la matière. Longtemps perçues comme une tâche indispensable mais tout de même à non-valeur ajoutée, les saisies des notes de frais frustraient les collaborateurs du fait de la lourdeur du processus. En effet, la saisie manuelle consommait du temps de travail tant côté demandeur, qui doit regrouper et envoyer l’ensemble des justificatifs que côté finance et comptabilité afin de vérifier l’exactitude des informations reçues.
D’où l’importance de dématérialiser ce processus de gestion de vos notes de frais. La principale raison porte sur le gain de temps que toute entreprise peut générer en dématérialisant la saisie.

L’efficacité du processus dématérialisé est sans discussion puisque les systèmes de vérifications des saisies sont immédiats et automatiques. De ce fait, nous avons non seulement un gain de temps considérable mais également une efficience d’un point de vue comptable avec un suivi de budget et un contrôle renforcé.

En somme, la digitalisation a révolutionné nos méthodes de travail au quotidien. La transformation numérique contribue grandement à la poursuite de croissance des entreprises afin de ne pas développer un retard au regard de leurs concurrents directs.
Sources de productivité et d’efficience, les nouvelles technologies digitales doivent cependant être utilisée à bon escient.