Une salle de conférence ou de réunion est un lieu propice aux échanges et à la productivité. C’est là que sont prises les décisions importantes de l’entreprise et que les projets prennent vie. Par ailleurs, le décor de la salle de conférence et son installation technique et audiovisuelle reflètent l’image ainsi que les valeurs de l’entreprise. Voici comment agencer ce lieu dans les règles d’art.

Pourquoi faire appel à un intégrateur audiovisuel pour votre salle de conférence ?

Une salle de conférence est avant tout un espace dédié au travail collaboratif. Par conséquent, son aménagement doit répondre aux besoins de confort et de praticité. Chaque participant doit pouvoir entendre et se faire entendre correctement afin d’optimiser la communication. En ce sens, la place de la sonorisation doit être déterminée par un professionnel. Les compétences d’un intégrateur audiovisuel expert se révèlent donc indispensables pour la mise en place des équipements audiovisuels professionnels. Les technologies qu’il utilise permettent de se connecter et de gérer différents supports audiovisuels.

Hormis l’aspect technique, l’intégrateur audiovisuel a pour fonction d’embellir la salle de conférence. Son objectif consiste notamment à transformer une salle de réunion classique en un lieu identifiable et mémorable.

Quels sont les équipements audiovisuels indispensables dans une salle de conférence ?

Un équipement audiovisuel efficace doit allier efficacité et discrétion. Les technologies et les appareils requis ont pour but de fluidifier la communication entre tous les interlocuteurs. L’accent sera donc mis sur des équipements modernes, dont le vidéoprojecteur et le panneau blanc qui fait office d’écran. Un seul écran peut suffire, à condition que celui-ci intègre la fonction « image dans l’image ». Il est également possible d’opter pour le double affichage, qui permet d’afficher les contenus partagés par les participants à distance. Cette solution favorise la collaboration et les échanges.

Bien sûr, l’aménagement d’une salle de conférence implique un système audio de qualité. Il faudra prévoir des haut-parleurs qui fournissent un son uniforme. Les haut-parleurs placés au fond de la salle se révèlent indispensables pour une bonne dispersion sonore. Quant aux microphones, ils doivent être installés sur la table centrale. Le mieux serait de privilégier les microphones omnidirectionnels qui peuvent être très discrets. Ce type d’équipement possède une clarté sonore optimale.

L’aménagement d’une salle de conférence requiert aussi une connexion internet performante. Les signaux Wi-Fi doivent permettre de gérer un nombre important de flux et de données. Ajoutez-y la technologie « plug and play » qui facilite la connexion des appareils aux outils de collaboration. Pour plus de fluidité et de dynamisme, nous vous recommandons également de mettre en place un ou plusieurs affichages interactifs.

Pour quel type de mobilier opter ?

Le choix du mobilier vise notamment à optimiser la performance et l’utilisation des équipements audiovisuels. Collaborateurs et invités doivent être confortablement installés pour être efficaces lors d’une réunion. Il vous faudra veiller à respecter l’espace personnel de chacun des participants. En d’autres termes, un espace vital de 60 à 70 cm doit être prévu entre chaque assise.

Vous trouverez des tables de conférence qui se déclinent en différentes formes : ronde, carrée, ovale et rectangle. Le choix se révèle aussi très large en ce qui concerne les matériaux : verre, bois ou stratifié, par exemple. Quant aux chaises, vous pouvez les assortir ou non, en fonction des goûts de chacun et de l’ambiance souhaitée. Pour plus de confort, des canapés et des tables basses permettent d’agrémenter l’espace.

L’aménagement d’une salle de conférence repose surtout sur vos besoins. Souhaitez-vous une salle modulable ou un lieu formel ? Le style formel implique des chaises confortables, conçues pour les réunions de longue durée. Pour ceux qui préfèrent une salle de conférence modulable, voire atypique, il leur est recommandé d’opter pour des poufs, des canapés et des fauteuils. Ces meubles apportent une certaine ambiance conviviale et une touche d’originalité à l’ensemble du décor. Il existe également des tables rabattables, ainsi que des tableaux et des chaises dotées de roulettes qui s’avèrent très pratiques. Ces équipements permettent de composer et de revoir l’aménagement de l’espace en fonction de vos besoins et du nombre de participants.

En ce moment, la tendance est au design « résimercial », qui introduit des éléments de décor qui rappellent le confort domestique. Le décor se veut rassurant pour que chacun puisse s’y sentir à l’aise, comme à la maison. Aussi, n’hésitez pas à rajouter quelques éléments de décoration comme des tapis, des couleurs pastel pour une ambiance calme et cocooning.

Pour égayer les murs, n’hésitez pas à y afficher des posters dynamiques. Ces supports visent à optimiser la productivité et la créativité de chacun des participants. De plus, ces éléments de décoration se trouvent à moindre coût, et ils peuvent être encadrés ou accrochés tout simplement avec des punaises. Pour aller plus loin, il est possible de concevoir des affiches personnalisées qui reflètent l’activité de votre entreprise ou l’image de votre marque.

Quel budget devez-vous prévoir pour un tel projet ?

Il s’avère pertinent d’investir dans une salle de réunion collaborative dans le but de dynamiser les échanges entre vos collaborateurs. Plusieurs critères doivent être pris en compte pour la détermination du budget à prévoir. Dans un premier temps, concentrez-vous sur le coût des équipements selon l’usage que vous allez faire de votre espace : salle collaborative, salle de supervision, salle de conférence ou salle de crise. S’ensuit le coût du mobilier et de l’agencement. Le budget sera déterminé en fonction des meubles indispensables, de la capacité de la salle, des rangements nécessaires. À cela s’ajoute le coût des équipements tels que les affichages, le système de réservation des salles, le système audiovisuel, la connexion internet, etc.

Évidemment, le budget varie selon le type de projet et son envergure. Dans tous les cas, il s’agit d’adopter la solution d’aménagement qui convient selon l’espace disponible. À titre d’exemple, les salles de conférence pouvant accueillir plus d’une vingtaine de personnes requièrent un budget pouvant aller de 7 000 à 150 000 euros. À noter qu’une salle de conférence doit se conformer aux nouveaux standards en matière d’équipement numérique, de transformations organisationnelles et humaines. Le mieux sera d’établir au préalable un cahier des charges qui mettra en exergue les besoins, le budget alloué ainsi que le rendu souhaité en termes d’aménagement.