De nombreuses entreprises utilisent des logiciels ERP (Enterprise resource planning) pour la gestion de leur activité. Ces outils numériques présentent de nombreux avantages. Ils vous permettent notamment de simplifier vos processus commerciaux et d’accroître votre productivité. Qu’est-ce qu’un ERP ? Quels sont les avantages de cette solution digitale ? Comment la mettre en place dans votre entreprise ?

Qu’est-ce qu’un ERP et que font-ils pour les entreprises de toutes tailles ?

Un ERP est une solution numérique qui permet à une entreprise de gérer de façon automatique l’ensemble de ses processus opérationnels et de ses activités commerciales. Cet outil permet notamment de regrouper les différentes fonctions de l’entreprise telles que :

• la gestion des achats et des stocks,
• la logistique,
• les finances,
• la comptabilité,
• les ressources humaines.

Avec un ERP, les différents départements d’une société peuvent travailler de manière plus coordonnée et efficace, car les données sont centralisées et accessibles à tous. Toutes les entreprises, peu importe leur taille, peuvent mettre en place un logiciel ERP. Cet outil numérique leur permet de rationaliser leurs processus métier, d’optimiser l’utilisation des ressources et de prendre des décisions plus éclairées.

Par ailleurs, il existe une gamme variée de logiciels ERP sur le marché. Cela vous donne ainsi la possibilité de choisir la solution qui est adaptée à la taille de votre entreprise et qui convient à vos besoins. À titre illustratif, Business Central est un logiciel ERP de gestion d’entreprise adapté pour les PME. Cet outil de Microsoft dispose d’un large panel de fonctionnalités.

Les avantages de la mise en œuvre d’un logiciel ERP

Mettre en place une telle solution présente de nombreux avantages.

Un logiciel ERP pour améliorer la productivité de votre entreprise

Mettre en place un logiciel ERP vous permet d’augmenter la productivité de votre entreprise. En effet, cet outil vous aide à gérer automatiquement certaines tâches difficiles et qui nécessitent des compétences spécifiques. Il peut s’agir par exemple du traitement de la paie, de la création de factures et de devis et de bien d’autres tâches.

Grâce à un ERP, la charge de travail de vos collaborateurs est réduite de façon considérable. Cela leur permet de gagner du temps. Ils peuvent utiliser ce temps au profit d’autres activités à plus forte valeur ajoutée de votre cœur de métier. De plus, la mise en place de cet outil vous permet de prendre des décisions efficaces par rapport à la gestion de vos activités commerciales. Vous pouvez ainsi mener des actions marketing performantes et gérer efficacement vos ventes. Cet outil constitue donc un véritable levier pour atteindre vos objectifs commerciaux.

Un système d’information optimisé

Comme nous l’avons évoqué plus haut, un ERP permet de centraliser toutes les informations d’une entreprise dans une base de données. Cette approche facilite la diffusion des informations et permet de gérer efficacement plusieurs départements tels que les achats, la logistique, la production et les finances. En conséquence, l’ERP fournit une visibilité globale sur l’ensemble des secteurs et des données de votre entreprise.

Un ERP pour développer et faciliter votre activité

Un logiciel ERP vous aide à faciliter l’exercice des activités de votre métier. Cette solution digitale vous permet d’avoir une vue générale sur le fonctionnement de votre entreprise. Elle vous permet aussi de surveiller vos flux financiers pour mieux gérer votre trésorerie. Avec cet outil, vous avez par ailleurs plus de facilité à offrir un service après-vente personnalisé. Vous pouvez également personnaliser le suivi de vos clients et améliorer leur satisfaction.

Comment choisir la bonne solution digitale pour votre PME ?

Il est important de bien choisir le logiciel ERP à utiliser afin de profiter convenablement de tous les avantages qu’il présente. Pour faire un bon choix, choisissez un outil qui est réellement conçu pour répondre aux besoins de votre secteur d’activité. En plus de cela, vous devez prendre en compte les fonctions du logiciel à choisir.

En dehors de ces points, préférez un logiciel qui fonctionne en synergie avec les autres solutions digitales de votre entreprise. De plus, il est astucieux d’opter pour un outil qui dispose d’une interface ergonomique et qui vous offre une prise en main facile.

Les étapes de la mise en œuvre d’un logiciel ERP

La mise en œuvre d’une solution ERP comprend plusieurs étapes.

Rédigez un cahier des charges

Si vous souhaitez mettre en place un logiciel ERP dans votre entreprise, vous devez rédiger au préalable un cahier de charges. Il s’agit en effet d’un document dans lequel vous définissez les besoins réels de l’entreprise en termes de solution ERP. Ce dernier doit contenir toutes les difficultés de votre structure et les différents objectifs auxquels doit répondre le logiciel à mettre en place. Il constitue votre feuille de route durant tout le processus de mise en œuvre du logiciel ERP.

Pour rédiger le cahier de charges ERP, il est recommandé de mettre en place des réunions de réflexion. Celles-ci vous permettent de définir les besoins réels de l’entreprise et le contenu du document. Le cahier de charge doit comporter plusieurs mentions importantes telles que :

• la présentation de l’entreprise,
• ses besoins,
• les éventuelles contraintes,
• l’analyse des processus existants,
• les attentes sur la conduite du projet.

La présentation de l’entreprise est importante dans un cahier de charge ERP. Elle permet au prestataire de bien comprendre les enjeux de votre structure et ses différentes contraintes. N’hésitez donc pas à expliquer les différentes activités de votre entreprise. En parallèle, il est essentiel d’analyser les processus existants en les décrivant clairement et en les classant selon leur importance. Par ailleurs, vous pouvez vous inspirer de certains modèles de cahier des charges ERP pour ne pas oublier les informations essentielles.

Comparez différentes solutions ERP

Après la rédaction du cahier des charges, il vous faut comparer les différents logiciels existants afin de choisir une solution qui correspond à vos besoins. Il existe à cet effet une gamme variée d’outils ERP sur le marché. Veillez donc à bien choisir le modèle à utiliser.

Il est également possible de développer un logiciel ERP sur mesure. Cette solution est particulièrement bénéfique, car elle vous permet d’avoir un outil adapté aux besoins de votre entreprise. Si cette option vous intéresse, vous devez faire appel à un développeur web. Ce dernier vous créera un logiciel ERP tout en respectant votre cahier de charge.

Conseils pour tirer le meilleur parti de votre outil

Quelques conseils pour profiter pleinement de votre ERP.

Formez les employés à l’utilisation du logiciel

Pour tirer le meilleur profil de votre ERP, vous devez prendre le temps de former vos collaborateurs à son utilisation. La formation leur permet d’acquérir les compétences nécessaires pour bien exploiter le logiciel. Elle leur permettra notamment de maîtriser toutes les fonctionnalités de l’ERP et de le prendre rapidement en main. La formation peut être faite en groupe ou individuellement.

La formation au pilotage d’un logiciel ERP dure le plus souvent quelques jours. Elle peut être faite à distance ou en présentiel. Pour former vos employés, vous pouvez faire appel à un établissement spécialisé. Veillez toutefois à bien le choisir. L’idéal serait de privilégier un établissement certifié. Vos employés peuvent ainsi bénéficier d’une formation de bonne qualité.

Mettez à jour régulièrement votre ERP

Il est également important de mettre à jour régulièrement votre logiciel ERP. Ces actualisations sont importantes pour corriger les bugs et les vulnérabilités de sécurité. Les mises à jour vous permettent également de protéger vos données contre les menaces telles que les virus et les cyberattaques.

Elles permettent aussi d’améliorer la stabilité de votre système, ce qui permet à votre entreprise de fonctionner plus efficacement. En plus de cela, les mises à jour permettent de profiter des dernières fonctionnalités du logiciel.