Contrôler les dépenses professionnelles du service commercial d’une entreprise peut être très complexe pour un directeur financier. Cependant, avec les bonnes méthodes et les outils de gestion adaptés, ce dernier peut y arriver très facilement sans perdre trop de temps. Alors, comment mieux gérer les dépenses du service commercial d’une entreprise ? Découvrez les réponses dans cet article.

Utiliser les cartes corporate pour une gestion optimale de la comptabilité

Les cartes bancaires corporate font sans doute partie des meilleures solutions de gestion des dépenses professionnelles des commerciaux. Elles conviennent parfaitement aux grandes et aux moyennes entreprises. Avec ces solutions de paiement, vous avez la possibilité de fixer un plafond de dépenses (hebdomadaire, mensuel…) pour chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez également définir avec précision les jours durant lesquels ces cartes peuvent être utilisées dans la semaine (du lundi au samedi par exemple). Il est aussi possible d’indiquer la nature des dépenses qui peuvent être réalisées avec chaque carte de paiement attribuée. Cela est très pratique pour mieux contrôler les transactions financières professionnelles d’un commercial lors d’un voyage d’affaires par exemple.

Certaines cartes corporate peuvent même être configurées de manière à ce qu’un justificatif de dépense soit demandé (via une notification sur smartphone) aux titulaires automatiquement après chaque transaction. Les données sont ensuite directement envoyées dans le logiciel de gestion de note de frais pour faciliter le suivi.

Fixer un budget par type de dépenses

Le meilleur moyen d’avoir une maîtrise optimale de la trésorerie de votre entreprise est de fixer un budget par type de dépense. Autrement dit, vous devez allouer un budget maximum à chaque commercial (ou à chaque équipe) pour chaque catégorie de dépenses (frais de transport, frais de restauration, achat de matériel…). Veillez à ce que les budgets fixés soient assez suffisants pour ne pas empêcher la réalisation des missions.

Après l’établissement du budget, il faut maintenant fixer une limite de temps pour la déclaration des dépenses. Vous pouvez par exemple définir un délai maximum de trois ou de quatre mois. Cela signifie qu’aucune note de frais transmise après ce délai ne sera remboursée. La fixation d’une telle limite vous permet d’éviter de traîner des dépenses sur plusieurs mois parce qu’elles n’ont tout simplement pas été déclarées à temps. Bien sûr, pour y arriver, le dirigeant ou le directeur financier doit savoir faire preuve de rigueur et de discipline. Veillez donc à définir clairement les procédures à suivre pour ensuite les communiquer à tous vos collaborateurs.

Imposer des modes opératoires stricts et précis

Après avoir défini le budget et fixé les limites pour les demandes de remboursement, il faut maintenant choisir un mode opératoire clair et précis. Il est question ici d’établir un process simple pour réduire le travail administratif des commerciaux et augmenter par la même occasion leur productivité. Les modèles de note de frais doivent donc être simples et faciles à remplir. Les notes de frais devront être accompagnées de leurs justificatifs (factures, tickets…).

De plus, pour une gestion optimale des finances de l’entreprise, il est indispensable de définir certaines politiques de dépenses professionnelles. Par exemple, l’une d’entre elles est la politique de déplacement communément appelée travel policy. En quoi consiste-t-elle ? C’est un document qui fixe avec précision les règles en vigueur dans l’entreprise relativement à la réservation de billet, la location de voiture (lors des voyages d’affaires), et aux remboursements des frais de déplacement. Avec un travel policy, une entreprise peut par exemple contraindre ses commerciaux à réserver uniquement des vols en classe économique pour les missions, ou à prendre des taxis simples plutôt que des VIP. C’est très pratique pour avoir un meilleur contrôle sur le budget transport du service commercial.

Des règles similaires peuvent également être définies pour la réservation d’hôtel durant un voyage d’affaires.

Utiliser les logiciels de gestion comptable pour un meilleur contrôle des dépenses

La gestion des transactions financières du service commercial d’une entreprise est particulièrement chronophage, surtout si elle est faite manuellement. Heureusement, il existe aujourd’hui plusieurs solutions digitales qui permettent de gérer efficacement et rapidement ces postes de dépenses. On peut citer les plateformes de gestion comptable en ligne, les logiciels de comptabilité ou encore les logiciels de gestion des notes de frais. Certaines de ces solutions peuvent être installées directement sur le réseau interne de l’entreprise.

Les logiciels de gestion comptables ont plusieurs avantages. Ils permettent entre autres :

• L’automatisation de la gestion des notes de frais ;
• La centralisation des dépenses de l’entreprise ;
• Le suivi des transactions en temps réel ;
• La consultation des données n’importe où et à tout moment.

Grâce à ces solutions, les commerciaux peuvent transmettre leurs justificatifs de manière totalement dématérialisée. Les logiciels de gestion facilitent également la transmission des données comptables entre les différents services. Ils permettent d’avoir une vision globale, précise et synthétique des ressources allouées à chaque équipe ainsi que la manière dont elles sont dépensées. Cela réduit considérablement les erreurs humaines qui peuvent être préjudiciables pour les finances de l’entreprise.

Utiliser un logiciel de comptabilité permet également de limiter les dépenses inutiles et de repérer rapidement les incohérences ou les abus sans perdre de temps.

Mais comment faire un bon choix parmi la multitude de solutions logicielles disponibles sur le marché ?

Tout d’abord, avant de porter votre choix sur un outil, assurez-vous qu’il est conforme à la législation. Il doit satisfaire aux conditions de conservation, de sécurisation, d’archivage et d’inaltérabilité des données comme exigée par la loi (Article 286 du Code général des impôts). Ensuite, vérifiez si l’outil possède toutes les fonctionnalités nécessaires pour une gestion optimisée et un meilleur contrôle des dépenses. Il doit être paramétrable et muni d’une interface intuitive et évolutive.

Par exemple, certaines start-up de la Fintech proposent des logiciels qui permettent de gérer à la fois les cartes de paiement professionnelles et les dépenses d’entreprise. D’autres logiciels proposent en plus de cela des statistiques sous forme de courbes et de graphes en temps réels pour faciliter la tâche aux gestionnaires. N’hésitez également pas à tenir compte des besoins spécifiques additionnels de votre société pour faire un bon choix.

Que retenir ? Pour mieux gérer les dépenses du service commercial d’une entreprise, il faut un certain nombre d’outils indispensable. Il est également important de fixer quelques règles et un mode opératoire précis.