À l’ère du digital, la protection des données imprimées constitue un gros enjeu pour les entreprises, indépendamment du secteur d’activités. Découvrez ici les piliers sur lesquels repose le circuit de production, de stockage et de transport des documents sensibles.

La confidentialité des données dans le processus d’impression

Protéger les informations des clients dans le processus de production des documents numériques est indispensable. Différentes pratiques sont adoptées à cet effet. Il y a tout d’abord le chiffrement, aussi appelé cryptage. Comme vous pouvez le voir sur pierrebourquin.com, cette approche consiste à rendre les éléments illisibles avec un code secret. Ce faisant, seul le destinataire censé effectuer l’impression y aura accès. Les imprimeries industrielles s’en servent pour préserver les contenus des contrats et autres supports vulnérables. Cela se fait généralement avec des logiciels spécifiques.

La limitation des contacts aux tirages contribue également à garantir la discrétion des documents. Cette fonctionnalité restreint notamment la manipulation des renseignements en évitant les reproductions non autorisées. Les personnes habilitées à éditer des fichiers texte sont connues et en nombre très limité. Pour la confidentialité des données, les imprimeries recommandent aussi la destruction systématique des supports sensibles, inutilisés ou inutiles. Qu’il s’agisse de billets d’entrée, de relevés de comptes bancaires ou de timbres fiscaux, tout est détruit sans possibilité de reconstitution.

Intégrez les solutions d’impression sécurisée dans les infrastructures IT existantes

Le bon management des infrastructures de technologie et d’information (IT) fait partie des défis de l’édition. Pour y arriver, nous suggérons l’adoption de solutions fiables qui empêchent la divulgation de contenus sensibles pour l’entreprise. Vous pouvez par exemple opter pour l’installation d’un logiciel de gestion des tirages. Cet outil vise le contrôle et la surveillance en continu de l’activité de reproduction dans votre milieu de travail. Concrètement, il vous offre une vue claire sur tous les périphériques d’impression de la société. Vous savez quel travailleur imprime et à partir de quel appareil. Qu’il s’agisse de l’imprimante, du photocopieur ou du scanneur, vous suivez tous les mouvements en temps réel et vous bénéficiez d’un rapport périodique des volumes d’édition. De plus, en cas de problèmes relatifs à la sécurité des données, vous recevez aussitôt des alertes.

Une méthode d’impression efficace et fiable consiste aussi à mettre en place un dispositif d’authentification des utilisateurs. Chacun peut disposer par exemple d’un compte utilisateur avec mot de passe. Vous maîtrisez ainsi facilement les accès aux systèmes. Pensez en outre à un outil d’archivage électronique sécurisé. Vous pouvez enfin adopter une solution GED qui évite les modifications et suppressions. En interne comme en externe, cette approche de gestion sur mesure protège les échanges de documents numériques et papiers.

La lutte contre les menaces de cybersécurité liées à l’impression

Les cyberattaques constituent une véritable menace pour la protection des impressions dans le monde numérique. Les imprimantes sont par ailleurs des équipements vulnérables à ces immixtions. C’est pourquoi vous devez parfaitement choisir vos machines et périphériques de reproduction pour une sécurité optimale. Nous suggérons des scanneurs et des copieurs multifonctions. Ces modèles présentent l’avantage principal d’effectuer plusieurs tâches à partir du même équipement. Intégrez à leur utilisation un logiciel de gestion des opérations et installez régulièrement les mises à jour de pilotes. Cela représente une barrière contre les attaques via Internet.

Pour réduire la vulnérabilité virtuelle de vos appareils, vous pouvez aussi pratiquer un pentest. Il s’agit de tests d’intrusion dans le système informatique de l’entreprise. Ils vous permettent de relever les failles de cybersécurité de votre matériel d’impression. Concrètement, vous devez vous mettre dans la peau d’un pirate. Ce faisant, vous attaquez le serveur web, le réseau ou une application de votre société. En fonction des dysfonctionnements relevés, le niveau de risque est évalué. Des solutions idoines sont ensuite apportées pour prévenir une attaque extérieure, nuisible à la sûreté de vos activités.

La garantie de la conformité réglementaire dans la gestion des documents imprimés

L’un des enjeux en gestion des impressions de textes concerne le respect du règlement général de la protection des données (RGPD). Cette norme précise les mesures de sécurité à adopter pour garantir la confidentialité et l’intégrité des supports édités. Pour s’y conformer, nous conseillons aux organisations de mettre en place une solution GED (gestion électronique de documents). Cela permet de se mettre à jour vis-à-vis des exigences de la réglementation.

Il est aussi impératif de désigner un gestionnaire d’impression. Ce dernier joue le rôle de délégué à la probité des informations au sein de la structure. Que vous soyez entreprise privée, administration publique, collectivité locale ou ONG, la sécurisation de vos activités de reproduction est d’une grande importance. Implémenter des logiciels de préservation des renseignements vous protège des intrusions et des risques de divulgation. Vous assurez en outre la pérennité de la société.