Depuis quelque temps, le travail est envisagé autrement par de nombreuses personnes. En effet, les entreprises du 21e siècle sont de plus en plus ouvertes à de nouveaux modes d’organisation. Le flex office est justement l’un de ces concepts tout à fait innovants qui permettent de réinventer l’espace de travail et qui changent la vision qu’on se fait de l’environnement de travail parfait. Découvrez ici ce qu’il y a à savoir sur cette nouvelle tendance qu’est le flex office.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le « flex office » vient de l’anglicisme « flexible office », qui se traduit par « bureau flexible » ou « bureau dynamique ». Le principe : permettre à l’employé de travailler chaque jour dans un nouvel environnement. Il s’agit d’un concept qui encourage le partage des espaces de travail selon les besoins des salariés. En effet, ces derniers peuvent rester dans les zones qui conviennent le mieux aux tâches qu’ils doivent mener. Il peut par exemple s’agir de bureaux libres dans l’entreprise, de salles de réunion, d’un coin de table dans un open-space, d’un café, d’un espace de coworking, de phone boxes, etc.

Le concept est né du fait que les travailleurs d’une même société ne sont pas toujours tous présents au même moment dans les locaux de leur structure. Entre les différentes missions de travail, les congés ou encore les postes en remote, le taux d’occupation des entreprises est en chute libre. De plus, l’adoption du digital et du télétravail par les entreprises a aussi conduit à un nombre sans cesse croissant de postes vacants. Fort de cela et soucieux d’un aménagement plus flexible de leurs espaces de travail, les chefs d’entreprise ont alors décidé de revoir leur mode d’organisation en optant de plus en plus pour le flex office.

Cet état de fait a poussé certains spécialistes à concevoir des solutions digitales efficaces destinées à faciliter la transition des entreprises vers ce mode de travail. C’est ainsi que, en utilisant un outil flex office spécialisé dans le pilotage de cette organisation, il est possible de mieux faire face à toutes les éventuelles nouvelles contraintes qui peuvent naître suite à l’adoption de cette solution.

Le flex office : pour quels avantages ?

Le flex office mis en lumière grâce à la récente crise sanitaire incarne la transition d’une économie de la propriété vers une économie de l’usage. De plus, le développement des solutions digitales, le télétravail devenu la norme et le besoin de flexibilité des nouveaux salariés ont tôt fait de convaincre les managers d’entreprises de l’utilité du flex office.

En effet, il s’agit d’un mode de travail qui prend aujourd’hui tout son sens dans nos entreprises, en raison de ses nombreux avantages. C’est ainsi qu’il aide à booster les performances des travailleurs. De fait, flex office rime avec liberté, absence de contraintes, confort et autonomie. Ce qui entraîne généralement une amélioration du rendement et de la créativité chez les salariés. De plus, il s’agit d’une excellente solution contre la routine. Par ailleurs, il permet une optimisation de l’espace de travail et des coûts qu’il engendre. Un dernier volet qui ravit particulièrement les chefs d’entreprises puisqu’ils pourront réduire leurs dépenses et rationaliser la surface immobilière occupée par leurs structures.

Comment réussir sa transition vers le flex office ?

Le passage vers le flex office est une transition qui ne manquera pas de perturber l’équilibre de votre entreprise. En effet, aucun espace de travail n’appartiendra plus à personne et vos collaborateurs devront chaque jour en choisir un nouveau où accomplir leurs tâches. C’est donc une transition dont la mise en pratique ne s’improvise pas.

Repensez les bureaux et la logistique

Le réaménagement de votre lieu de travail sera principalement basé sur les activités quotidiennes de vos collaborateurs. Il faudra au préalable s’interroger sur qui sera présent dans les locaux, repenser les espaces d’échanges, définir un délai pour réserver un espace de travail, etc. Veillez à créer des espaces où vos collaborateurs pourront s’isoler ou travailler en équipe. Anticipation et organisation doivent être les maîtres mots de votre transition.

Il en va de même pour votre équipement informatique et vos outils de communication interne. Pour faciliter les échanges entre collaborateurs, optimiser leurs résultats et mieux faire face aux problématiques d’organisation et d’optimisation des espaces, vous devrez disposer d’outils collaboratifs, de matériels et d’équipements informatiques de qualité.

Tenez compte des habitudes de vos collaborateurs

Vos employés sont au cœur de votre entreprise. Il faudra que vos nouvelles résolutions s’adaptent à eux. En effet, connaitre les habitudes de vos collaborateurs est indispensable pour réussir votre transition. Cela vous aide entre autres à planifier efficacement l’occupation des espaces de travail, à faciliter l’accès au matériel, etc. Pour simplifier au mieux cette période, communiquez avec vos équipes en amont, afin de leur créer des espaces qui répondent vraiment à leurs besoins. Associez-les au maximum à cette transition.

Optez pour des espaces de travail qualitatifs

Vous devez également songer à bien mettre en valeur les espaces que se partageront vos employés pendant leur temps de travail. À cela devront s’associer des activités qui visent à créer et à entretenir l’esprit d’équipe chez les travailleurs. Ainsi, ces derniers pourront plus facilement s’approprier l’espace et vous verrez s’améliorer la cohésion au sein de votre entreprise.

Ne négligez pas le management

Avec le flex office, le management est lui aussi appelé à s’adapter et à changer. En effet, les managers doivent vanter l’intérêt du flex office à leurs employés afin de tous les mettre en confiance. Ils devront bien roder leur organisation et faire un suivi rigoureux des jours de présence au bureau. Il faudra aussi évaluer le bien-être de vos collaborateurs et veiller à ce que les employés qui travaillent en remote se sentent tout aussi membres de l’entreprise que les autres travailleurs. Porter une attention particulière à une certaine catégorie du personnel (les nouvelles recrues par exemple) facilitera la transition.

Le flex office a donc encore de beaux jours. Bien que le changement paraisse un peu perturbant aux premiers abords, ce mode de travail ravira aussi bien les salariés que les chefs d’entreprises à cause des nombreux avantages qui y sont attachés.