Dans une entreprise où le numérique et la digitalisation priment, le papier reste toujours l’accessoire le plus utilisé pour conserver les documents. La sécurisation de ces papiers qui contiennent des informations confidentielles doit être primordiale pour la pérennité de l’entreprise. Cet article parle de la sécurisation de vos données à partir d’un destructeur de document.

La violation de données

Dans une entreprise, la sécurisation et la conservation des informations sensibles doivent être une priorité. Cependant, un jour ou l’autre, l’entreprise doit impérativement planifier la destruction de ses documents, car cela fait partie de leur sécurisation.

Les dommages que cause la violation de données

La destruction des documents est un moyen préventif face à la violation de données dans une entreprise. Dès que les documents sensibles n’ont plus d’intérêt à être conservés, votre entreprise doit faire disparaître ces données pour préserver votre sécurité.

Votre réputation en tant qu’entreprise peut en prendre un coup dur énorme si un de ces jours, on constate une infraction sur la violation de données au sein de votre boîte. La loi RGPD est claire là-dessus, chaque organisation aura la responsabilité de tout mettre en œuvre pour traiter les données correctement.

De plus, une amende lourde sera la sanction si vous ne respectez pas la loi sur la destruction et la conservation des données. Plusieurs entreprises ont déjà perdu des millions d’euros d’amende alors qu’elles n’étaient pas impliquées directement dans cette infraction.

La solution contre ce fléau : le destructeur de document

La violation de données est un fléau qui peut s’abattre sur n’importe quelle entreprise. Les pirates possèdent également plusieurs façons de subtiliser vos informations. Cependant, vous êtes bien protégé si vous appliquez un planning de destruction de document sérieux au sein de votre entreprise. En effet, seule la destruction de données peut vous garantir une sécurité maximale de vos informations confidentielles. L’effet immédiat concerne la diminution des risques que vos documents ou vos enregistrements soient volés et entraînent une violation de données.

Pourquoi devez-vous protéger vos données sensibles ?

Dans votre entreprise, plusieurs données sensibles circulent à savoir l’identité de vos clients, votre résultat financier, vos plans d’action, les dossiers du personnel, etc. Il est primordial de sécuriser ces informations confidentielles.

Vous pouvez toujours opter pour l’archivage de ces documents, mais les garder vous expose à des risques de vol ou d’espionnage.

Un tri s’impose alors pour la sécurité de votre entreprise, de vos personnels et de vos clients. Mettez alors les documents importants dans un endroit sûr ou faites une copie électronique que vous allez stocker après. Concernant les documents inutiles, le meilleur moyen de s’en débarrasser c’est de les détruire avec un déchiqueteur de document.

La protection contre le vol d’identité

Le vol d’identité est devenu une pratique courante ces derniers temps. Certains voleurs n’hésitent même pas à fouiller dans vos poubelles pour soutirer quelques informations personnelles. Par exemple, ils peuvent subtiliser vos coordonnées pour détourner votre carte de crédit et utiliser leur nom à votre place.

La sécurisation de vos données professionnelles

Pour des fins de sauvegarde, toute entreprise a besoin de la documentation que ce soit les notes de service, les documents du personnel, mais également les chiffres d’affaires ou les stratégies marketing. En tant que dirigeant d’entreprise, vous n’admettrez jamais que ces données soient entre les mains d’une tierce personne. Vous devez alors penser à un destructeur de document pour préserver vos données professionnelles et pour que des pirates ne tombent pas sur vos projets d’entreprise.

L’espionnage d’entreprise évité

L’espionnage d’entreprise a toujours existé et sévit encore de nos jours. Ne pensez pas que vos concurrents resteront les bras croisés à constater votre essor dans leur business. Ils ne lésineront pas les moyens pour envoyer un espion au sein de votre entreprise pour voler des informations comme le plan futur de vos produits. Imaginez le désastre financier engendré pour votre boîte.

La confiance des consommateurs avant tout

La destruction est une sécurité. C’est un paradoxe qui existe dans le domaine de l’entrepreneuriat. En effet, pensez à détruire tous les documents sensibles sur vos clients pour renforcer leur confiance à votre boîte. Un client qui sait que ses données sont détruites en toute sécurité ne peut être que ravi de l’importance que l’entreprise lui donne.

Pourquoi devez-vous instaurer une politique de destruction de documents ?

Même s’il y a cette protection, vous devez vous mettre dans la tête que le déchiquetage de papier demeure limité à la fréquence et à la nature des documents à supprimer.

Au fur et à mesure de votre exercice, des données s’accumulent et les informations sensibles deviennent importantes dans votre entreprise. La solution peut être trouvée dans un nettoyage annuel de données. Durant l’attente de déchiquetage, ces données seront exposées à des risques et deviennent vulnérables tant qu’elles ne sont pas détruites.

De ce fait, instaurer une politique efficace de destruction de documents ne peut être que bénéfique pour votre entreprise. Cette politique doit suivre un planning bien établi de conservation et de destruction. Le but est d’éviter les problèmes juridiques et d’économiser sur l’investissement du stockage de ces documents.

La destruction de données peut être un facteur clé concernant la sécurité des documents et c’est la solution qu’utilisent toutes les grandes entreprises pour lutter contre la violation de données. En effet, elles intègreront leurs stratégies et leurs programmes pour faire un effort dans ce sens.

Les deux types de destructions de documents

Il est bon à savoir que deux types de destructions de documents s’offrent à votre entreprise à savoir : la destruction sélective et la destruction intégrale de documents.

La destruction sélective

Avant une destruction, un tri permet d’établir le degré de confidentialité d’un document sur un autre. C’est durant ces tris que vous pourrez constater des documents capables même d’être recyclés. Vous devez alors appliquer une destruction sélective pour ne pas perdre des documents toujours utiles à la société.

La destruction intégrale

Comme son nom l’indique dans cette politique, vous devez ne pas vous poser de questions et suivre la logique qu’un document inutile doit être détruit. Cela vous évite de vous demander s’il est sensible ou pas, mais également de libérer un peu d’espace dans la chambre à archives.

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