La dématérialisation est une conséquence logique de l’essor du numérique et de la transformation digitale. Pour rappel, il s’agit du processus qui consiste à passer du papier au numérique grâce aux différents outils de gestion électronique des documents. Elle présente plusieurs avantages pour les entreprises et l’administration. La dématérialisation permet de gagner du temps, de faciliter l’archivage des documents, et d’améliorer la productivité. C’est donc sans surprise que ce process soit devenu une obligation pour les entreprises. Bien que l’obligation de dématérialiser ne soit pas effective immédiatement, il importe de commencer progressivement. Voici nos conseils si vous voulez vous lancer dans cette démarche.
La dématérialisation des factures bientôt obligatoire en France
La numérisation des factures est une démarche complexe qui nécessite des investissements importants. L’État a ainsi fixé des seuils pour que la dématérialisation se fasse progressivement. Actuellement, les changements sont en marche, bien que la dématérialisation totale du système de facturation soit encore embryonnaire.
La loi, selon Ingedis solutions, prévoit pourtant que l’ensemble des factures émises par les sociétés françaises assujetties à la TVA doivent être dématérialisées. Deux calendriers sont fixés. Un premier calendrier pour l’obligation de facturation électronique en réception qui s’appliquera à toutes les entreprises assujetties à la TVA en France.
Le deuxième calendrier porte sur l’obligation de facturation électronique à l’émission et l’obligation de transmission des données de factures. Les entreprises de taille intermédiaire y seront à leur tour contraintes. Enfin, les petites et moyennes entreprises et microentreprises seront les dernières à être touchées par cette obligation.
Pour les entreprises établies en France qui ne sont pas assujetties à la TVA, le déploiement de l’obligation de transmission des données à l’administration est soumis à ce second calendrier.
Comment lancer la dématérialisation des factures ?
Même si vous n’êtes pas touché par l’obligation de dématérialisation, il est conseillé de vous lancer dans cette démarche dès que possible. En effet, vous allez vous donner le temps de vous familiariser avec les nouvelles démarches. Plus vous avez du temps pour vous adapter, mieux ce sera pour votre équipe.
Notez que le nouveau système d’envoi des factures suit un schéma précis. Les entreprises assujetties à la TVA ont le choix entre deux possibilités : soit elles passent par le Portail Public de Facturation (PPF), soit elles passent par des plateformes privées.
Passer par le PPF
Dans le premier cas, c’est-à-dire en passant par le PPF, l’entreprise a aussi la possibilité de passer par un Opérateur de Dématérialisation ou OD. Le PPF est une plateforme gratuite qui permet de lancer une opération de dématérialisation par défaut. Son principal objectif est de centraliser les échanges de factures. De plus, cette solution permet de fournir les données de transaction à l’administration fiscale en temps réel. Quant à l’OD, il se présente comme un rôle d’intermédiaire lors du transfert de données. Tel est par exemple le cas dans la facturation entre un fournisseur et une plateforme d’émission, ou encore dans l’envoi de factures entre un acheteur et une plateforme de réception.
Passer par un prestataire privé
Au contraire, si vous passez par une plateforme privée, vous devez vous tourner vers une plateforme de dématérialisation partenaires ou PDP. Il est essentiel de choisir des sociétés légalement constituées, c’est-à-dire immatriculées auprès de l’administration fiscale. Ce sont des prestataires qui ont pour rôle de traiter l’envoi et la réception des factures dématérialisées. Elles sont aussi en mesure d’extraire et d’envoyer aux autorités compétentes différentes données comme le montant de la TVA due, le montant HT, etc.
Les avantages de la dématérialisation pour votre entreprise et vos clients
La dématérialisation présente plusieurs avantages. D’abord, il y a le gain d’espace et la réduction des dépenses liées à la facturation. En effet, comme les documents sont dématérialisés, vous allez éviter le gaspillage de papiers. De même pour les autres consommables comme l’imprimante et les cartouches d’encre. De plus, vous n’aurez pas à consacrer des pièces entières ou des meubles au stockage des archives.
Par ailleurs, grâce au cloud, l’accès aux données se trouve facilité. Grâce à l’archivage des documents sur le cloud, le traitement des données se fait à distance. En quelques clics, vous accédez aux documents et aux informations dont vous avez besoin. Vous pouvez accéder aux documents archivés à tout moment, les modifier et les partager si besoin.
La dématérialisation a ainsi un impact sur la productivité. Vous gagnez un temps précieux au quotidien et vous pouvez tracer facilement les documents. Il est même possible d’accéder à l’historique par document.
Il y a aussi la valeur légale de la dématérialisation. Vous respectez les obligations légales et vous vous présentez comme une entreprise transparente et à la pointe des technologies. Vis-à-vis de vos clients, vous leur présentez des documents légaux, vous êtes réactive et les erreurs sont quasi inexistantes grâce à l’utilisation des outils.
Enfin, il y a les intérêts sur le plan écologique. La dématérialisation réduit significativement l’utilisation de papier, entre autres.
Conseils pour s’assurer de la conformité de vos factures
En général, la facture doit toujours être rédigée en français. Si vous établissez des factures en langue étrangère, une traduction certifiée peut être demandée par l’administration. En France, les montants dans les factures sont souvent en euros. Cependant, il est possible de facturer dans une monnaie étrangère, à condition que vous remplissiez ces quelques conditions. D’une part, la devise doit être reconnue internationalement. Elle doit être convertible et la réintégration en comptabilité doit être effectuée en euros.
Outre les mentions obligatoires qui doivent être inscrites sur toutes les factures, il y a aussi des mentions particulières qui dépendent de la nature de votre entreprise.
Si vous êtes un professionnel libéral adhérant à une AGA, vous devez faire figurer la mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » sur toutes vos factures.
Si vous travaillez en tant que sous-traitant, il faut que la facture comporte l’inscription : « Auto-liquidation de la TVA ». Vous devez aussi indiquer sur la facture qu’elle est émise avec un montant hors-taxe.
Pour les micro-entrepreneurs (en franchise de TVA), il faut que vos factures comportent l’inscription suivante : « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ». Enfin, pour les artisans (métiers réglementés), il faut mettre le numéro de contrat de l’assurance professionnelle que vous avez souscrite pour prouver que vous exercez en toute légalité.