Le tampon est un accessoire indispensable dans les bureaux. Il permet de crédibiliser ou d’authentifier les documents, mais aussi de faciliter la gestion de la comptabilité de l’entreprise. Cela dit, bien que l’importance du tampon encreur soit avérée, son utilisation précise nécessite divers ajustements, selon le contexte. Le temps où le même tampon était utilisé par toutes les entités de l’entreprise et apposé sur tous les documents est révolu. Aujourd’hui, la possibilité d’avoir des tampons personnalisés permet de disposer de différents types de tampons, ayant chacun son rôle. Nous vous en disons plus dans cet article.
Quelle est l’utilité d’un tampon en entreprise ?
L’utilité la plus connue attribuée au tampon encreur est l’identification d’une société. Il permet d’apposer sur un document, une enveloppe, une facture, un bon de commande ou un devis, les informations d’identification d’une entreprise. Ces informations sont généralement : le nom, le logo, les coordonnées, le SIREN, ou le SIRET, etc. Parce qu’il évite de devoir écrire à la main, sur chaque document, toutes les informations relatives à l’entreprise, le tampon constitue un moyen efficace de gagner du temps. Le tampon peut également être un bon support de communication. Il remplace efficacement la carte de visite, car une fois qu’il est apposé sur un document, il fournit divers éléments de présentation de l’entreprise. En fonction de sa destination et des données qui y sont floquées, il renseigne sur un membre ou une entité de l’organisation, ou sur l’organisation tout entière.
Le tampon joue également certains rôles qui ne sont pas perceptibles d’office. En effet, c’est un outil de classification et de traitement des documents. Les services administratifs et comptables notamment en sont des adeptes, car il leur permet de catégoriser les documents selon leur degré d’importance, et de les traiter en conséquence.
Pour finir, le tampon permet également de dater les documents. En un coup d’œil, il est possible de déterminer la date de réception d’un courrier et la date de signature d’un document. En fonction de ces différentes utilités, on peut donc trouver différents modèles de tampons encreurs, qui s’adaptent à une utilisation quotidienne ou occasionnelle. Ainsi, vous trouverez :
- des tampons encreurs simples pour une utilisation modérée (en raison de la nécessité de les humidifier régulièrement avec de l’encre),
- des tampons automatiques à usage intensif, qui permettent une utilisation intensive,
- des tampons de poche à amener avec soi lors des déplacements, etc.
Mais bien qu’une telle variété puisse être observée en fonction des conditions d’utilisation, c’est surtout la nature des informations véhiculées qui permet de décliner les tampons en plusieurs types au sein d’une même entreprise.
Les tampons encreurs personnalisés pour des documents sur mesure
Initialement, les tampons commercialisés avaient des contenus standard qui étaient impersonnels. On pouvait en commander portant l’inscription « Le dirigeant », « Le secrétaire », etc. Mais progressivement, le besoin de personnalisation s’est fait sentir. Les techniques d’impression et de flocage évoluant, les dirigeants ont désormais la possibilité d’ajouter, à l’inscription traditionnelle qui précisait leur poste, le nom et le logo de l’entreprise. Ils peuvent même demander à y inscrire leur propre nom ou celui d’un cadre de l’entreprise.
Au-delà du fait que cette pratique permet de gagner un temps précieux, le fait de scinder les informations garantit surtout plus d’efficacité à l’entreprise. De fait, il est conseillé d’aller plus loin dans la personnalisation en commandant des tampons portant uniquement le logo de l’entreprise et/ou le nom de l’entreprise, ou encore des tampons inscrivant sur les documents les informations légales complètes, etc.
Pourquoi utiliser les tampons portant uniquement les informations légales complètes ?
Légalement, apposer un tampon sur un document n’est pas une obligation. Toutefois, s’il doit être utilisé comme moyen d’authentification des documents de l’entreprise, il doit porter certaines mentions légales, notamment :
- le nom de la société,
- l’adresse du siège social,
- le montant du capital social,
- la forme juridique (SA, SARL, SAS, etc.),
- la TVA intercommunautaire,
- et le Siren.
Toutes ces informations doivent être présentes sur le même tampon et être apposées à côté de la signature. Les documents ainsi marqués peuvent donc valoir ce que de droit.
Ces types de tampons sont importants sur les documents sensibles qui engagent la responsabilité de l’entreprise. Les partenaires y accordent d’ailleurs une grande importance. Par ailleurs, le logo n’a généralement pas sa place ici ; les informations légales suffisent largement pour ce type de tampons.
Pourquoi utiliser un tampon avec uniquement le logo ou le nom de l’entreprise ?
Si le fait de disposer d’un tampon spécial qui porte uniquement le logo et/ou le nom de l’entreprise peut sembler être du gaspillage, il n’en est rien. Ce type de tampon est particulièrement utile pour apposer sur les faire-part d’invitation à des événements d’entreprise, les cartes de fidélité, etc. En général, ces documents n’ont nullement besoin de porter d’autres informations que votre logo et/ou le nom de votre entreprise.
La plupart des sociétés commandent des cartes de fidélité ou des faire-part personnalisés qui sont plus coûteux que les modèles standard. Grâce à un tampon portant votre logo, vous économiserez donc des centaines d’euros, puisque vous pourrez personnaliser des cartes classiques simplement en y apposant votre logo à l’aide du tampon. De la même manière, il est possible d’apposer uniquement le nom de l’entreprise sur certains de ces documents afin de les personnaliser.
D’un autre côté, avoir un tampon portant le logo et/ou le nom de l’entreprise est un moyen pour cette dernière de faire de la publicité. Ici, le tampon ne joue plus seulement le rôle d’authentification de document. Il est plutôt perçu comme un moyen pour l’entreprise de marquer sa présence et de susciter l’intérêt des clients et prospects. Ainsi, il est possible d’apposer son logo ou son nom sur les brochures et autres supports de communication ponctuels. Dans ces cas, les tampons deviennent les outils d’une excellente stratégie de marketing qui ne coûte presque rien, mais qui s’avère particulièrement efficace.
À chaque type de tampon correspond une certaine utilité. Vous pouvez donc posséder plusieurs types de tampons pour rendre plus efficace et plus fluide le fonctionnement de votre entreprise.