L’impression est un besoin essentiel pour toute entreprise qui souhaite communiquer efficacement avec ses clients, ses partenaires ou ses employés. De ce fait, les plus avisées optent pour les forfaits d’impression pour limiter les frais liés à cette tâche. Mais la vraie question est de savoir comment choisir le meilleur forfait d’impression pour son entreprise. Voici quelques éléments de réponse.

Quels sont vos besoins en matière d’impression ?

La première étape pour déterminer si un forfait d’impression est avantageux pour votre entreprise est l’analyse attentive de vos besoins en matière d’impression. Pour cela, il existe deux principales questions auxquelles vous devez répondre en amont, avant toute souscription. La première est de savoir quels types de documents vous imprimez régulièrement. Ensuite, demandez-vous si vous avez besoin d’une qualité d’impression supérieure pour des brochures, des rapports ou des présentations clients.

Les réponses à ces questions vous aideront à comprendre vos besoins et vous serez alors en mesure de prendre une décision éclairée sur le forfait qui répondra le mieux à vos exigences. Par exemple, si vous imprimez principalement des documents en noir et blanc, vous n’aurez pas besoin d’un forfait qui inclut la couleur. Si vous imprimez des documents volumineux ou avec des images, vous aurez besoin d’un forfait qui offre une bonne performance et une haute résolution d’image. Ne cliquez ici qu’après avoir défini clairement tous ces besoins. Il faut également prendre en compte la fréquence d’impression et le nombre de pages que vous imprimez par mois.

Comparez les différents forfaits d’impression

Une fois que vous avez identifié vos besoins, il est important de comparer les différents forfaits d’impression disponibles sur le marché. Les prestataires proposent généralement une gamme de forfaits qui varient en termes de volume d’impression, de qualité d’image, de types de supports pris en charge et de coûts. Prenez le temps d’examiner les caractéristiques de chaque forfait et comparez-les en fonction de vos besoins identifiés.

Par exemple, vous pouvez opter pour un forfait à la page, qui vous facture uniquement ce que vous imprimez. Il est également possible de choisir un forfait mensuel, qui vous permet de bénéficier d’un tarif fixe, quel que soit le volume d’impression. Vous pouvez aussi choisir entre une offre qui inclut la location ou l’achat du matériel, et une option qui inclut la maintenance ou la livraison des consommables. Assurez-vous toutefois de choisir le forfait qui correspond le mieux à vos exigences tout en offrant un bon rapport qualité-prix.

Calculez les économies que vous pouvez réaliser

L’une des premières raisons qui motivent les entreprises à investir dans un forfait impression est la réduction des coûts. Celle-ci peut cependant varier en fonction de l’offre que vous souscrivez. De ce fait, pour choisir le meilleur forfait d’impression pour votre entreprise, calculez les économies que vous pouvez réaliser en investissant dans une offre précise. Pour cela, vous devez comparer le coût total du forfait, avec le coût total de l’impression sans forfait.

Le coût total du forfait englobe le prix du forfait lui-même, mais aussi le coût du matériel, des consommables et de la maintenance. Celui de l’impression sans forfait comprend le prix du matériel, des consommables, de la maintenance et de l’électricité. En comparant ces deux dépenses, vous pourrez déterminer si le forfait d’impression est rentable pour votre entreprise. Vous serez alors en mesure de définir un budget précis à allouer à votre forfait impression pour pouvoir faire des économies.