Le référencement Datadock est une certification indispensable pour tous les formateurs qui souhaitent obtenir des financements CPF. Afin de déposer son dossier, les concernés doivent se connecter sur le site officiel et créer un compte sur la base de leurs numéros Siren et leurs numéros de déclaration d’activité. Par la suite, ils devront renseigner leur système qualité en 21 points et fournir les documents demandés. L’organisme se chargera ensuite de vérifier les dossiers avant de les valider si tout est conforme. Toutefois, s’il y a des indicateurs qui ne sont pas validés, le dossier Datadock sera rejeté. Que faire dans ce cas ? Une question que se posent beaucoup de formateurs.

Qu’est-ce que Datadock ?

Datadock est le nom de la base de données unique qui permet la validation du respect des critères de qualité par les organismes de formation. Ces critères ont été fixés par le décret du 30 juin 2015 qui est entré en vigueur en janvier 2017. Si vous êtes un prestataire de formation et que vous souhaitez prétendre à des financements de la part des OPACIF et OPCA, vous devez être validé sur Datadock. Lorsque votre dossier est validé, vous pouvez avoir la chance d’être intégré dans le catalogue de référence des financeurs. Celui-ci sera ensuite mis à la disposition des entreprises et des travailleurs.

D’autre part, cette certification vous donne une plus grande visibilité et une meilleure crédibilité. Malheureusement, elle n’est pas facile à obtenir, ce qui justifie le rejet de nombreux dossiers.

Dossier Datadock rejeté : que faire ?

Si le motif de rejet est mentionné dans votre dossier, alors vous pouvez toujours déposer un bilan. Il s’agira de mettre à jour votre déclaration dans le Datadock afin de procéder à des actions correctives. Cependant, il faut avouer que la procédure est fastidieuse, d’où l’importance de se faire accompagner par des experts.

Il existe des spécialistes comme SI Consulting qui se chargent de vous encadrer pendant toutes les étapes du processus de certification Datadock. Des experts ayant une bonne maitrise de l’univers de la qualité ont souvent de l’expérience avec des centaines de dossiers montés et validés avec un fort taux de réussite. Par conséquent, ils vous seront d’une grande utilité pour assurer l’admission de votre dossier.

En faisant appel à un cabinet certifié, vous gagnez du temps dans vos procédures, ce qui vous permettra de mieux vous concentrer sur vos objectifs. Les établissements spécialisés s’assurent que tous les critères soient réunis pour que vous obteniez le référencement Datadock. Ils peuvent également proposer des formations sur l’ensemble ou sur une partie de la procédure, de manière présentielle ou à distance.

Datadock : les six critères du décret qualité du 30 juin 2015

Pour que vous soyez référencé par un organisme financeur, vous devez vous conformer aux six critères du décret qualité du 30 juin 2015 qui sont les suivants :

• vous devez identifier de manière précise vos objectifs de formation et vous adapter au public formé ;
• les dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation doivent être adaptés aux publics de stagiaires ;
• les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement doivent convenir à l’offre de formation ;
• les personnes chargées de la formation doivent disposer d’une qualification professionnelle ;
• le public doit être suffisamment informé sur l’offre de formation, les délais d’accès et les résultats obtenus ;
• les appréciations rendues par les stagiaires doivent être prises en compte par les formateurs.

En 2017, la base de données Datadock a vu le jour afin de simplifier la tâche aux organismes de formation et aux financeurs. Afin qu’une formation soit datadockée, il faut respecter une procédure précise. Vous devrez vous conformer à 21 indicateurs mis en place afin de définir les 6 critères mentionnés précédemment.

Datadock permet uniquement aux organismes de formation d’être déclarés « référençables » par les financeurs. Ce sera par la suite à ces derniers de décider s’ils vont ou non inscrire votre formation au niveau de leur catalogue. En d’autres termes, l’obtention du référencement Datadock ne rend pas votre formation « finançable ». En revanche, cela reste un gage certain de la qualité de vos contenus de formation, ce qui constitue un avantage non négligeable.

Enfin, Datadock est encore accessible jusqu’au 1er janvier 2022. Passé ce délai, ce référencement sera remplacé avec la certification Qualiopi. Il reste donc obligatoire jusqu’au 31 décembre 2021 pour tous ceux qui souhaitent bénéficier des financements de la formation professionnelle.

Les documents à fournir pour obtenir une certification Datadock

Les formateurs doivent fournir de nombreux documents et informations les concernant. Ces données seront par la suite vérifiées par l’organisme de certification. De même, un contrôle des pièces justificatives fournies sera réalisé pour s’assurer de leur authenticité et de leur fiabilité.

Sur le site officiel, il faudra commencer par effectuer la déclaration des informations générales relatives à votre entreprise. Il s’agit notamment de la raison sociale, de votre code d’Activité Principale Exercée (APE) ou encore de l’extrait Kbis. Tout autre document justifiant l’existence juridique de la structure de formation peut également être présenté.

Vous devrez fournir les déclarations et les justifications de vos certifications et labels de qualité. Ceux-ci doivent être reconnus par le Conseil National de l’Emploi, de la Formation et de l’Orientation Professionnelles. Après cela, il faudra répondre aux questions qui permettent d’attester votre conformité aux exigences de qualités requises. Vous recevrez votre résultat par mail après l’analyse et le contrôle.

Conseils pour bien remplir le questionnaire Datadock

Remplir le questionnaire Datadock n’est pas une démarche facile. Voici quelques astuces pour augmenter vos chances et réduire les risques de dossier rejeté.

Comprendre les indicateurs Datadock

Le vocabulaire qui est utilisé au niveau de Datadock est très pointu. De même, il arrive que les indicateurs ne soient pas toujours très clairs, ce qui rend difficile la compréhension des questions pour beaucoup de formateurs. Au-delà de la complexité du vocabulaire utilisé, il faut savoir saisir le sens des interrogations. L’idée est donc d’avoir une certaine connaissance des attentes des financeurs afin de fournir des réponses justes.

Verbaliser les pratiques

Il est également important de monter un argumentaire concret et convaincant afin d’augmenter vos chances d’être Datadocké. Cette tâche peut devenir un casse-tête pour ceux qui ne sont pas habitués aux formalités relatives à la formation professionnelle. Toutefois, elle est indispensable et vous devez donc vous y préparer. Prenez le temps de décrire dans les moindres détails vos activités ainsi que votre méthode de travail. Étant donné que de nombreux points doivent être abordés à ce niveau, il est conseillé de se faire accompagner par un expert. Celui-ci pourra s’assurer que vous n’avez omis aucun point essentiel.

Fournir les justifications pertinentes

La fourniture des pièces justificatives a tendance à alourdir la procédure de référencement Datadock. Le remplissage du questionnaire requiert du temps, car vous devez prendre le soin de répondre correctement aux indicateurs. À moins de disposer d’une équipe qui va se consacrer à cette tâche, vous aurez besoin d’aide pour franchir cette étape.

Il est important d’apporter des preuves matérielles à vos réponses. Prenez le temps d’analyser l’ensemble de vos documents justificatifs et procédez à des modifications si nécessaire. S’ils sont inexistants, alors créez-les. Enfin, associez au bon indicateur le justificatif correspondant pour éviter que votre demande ne soit pas rejetée.

Le dépôt de dossier Datadock est une procédure sans certitude d’aboutissement. N’hésitez pas à vous faire accompagner afin de mettre toutes les chances de votre côté et de ne pas perdre de temps. Dans tous les cas, cette démarche reste un moyen efficace pour actualiser vos pratiques et améliorer votre activité.