De plus en plus concurrencées par les messageries instantanées, les boîtes mail restent un moyen de communication majeur pour les entreprises agiles. Elles demeurent particulièrement appréciées pour joindre des documents ou des comptes-rendus à des courriers. Les emails ont également le grand avantage d’être simples à classer. Qu’elle soit hébergée dans un intranet propre à l’entreprise ou externalisée, la boîte mail peut être la source de nombreux problèmes. Cependant, les éventuelles carences techniques ne doivent pas être un frein à la productivité.

Solution mail pour votre entreprise : pensez à l’infogérance

Basée sur un protocole de communication différent de celui qui permet de consulter des pages web, la technologie des emails est antérieure aux sites traditionnels. On distingue plusieurs procédés qui permettent d’envoyer et de recevoir du courrier électronique à travers :

• une interface web : Gmail, Orange Business Service Mail ou encore OVHCloud sont chacun des sites web qui vous permettent de consulter et d’envoyer vos courriers professionnels. Les données sont hébergées par des serveurs propriétaires externes,
• un client mail : Outlook, Thunderbird ou Mail sont des applications qui vous permettent d’envoyer et de recevoir vos fichiers. L’avantage de ces solutions est qu’elles vous permettent de bénéficier de fonctions de productivités intéressantes. En plus de l’accès au courrier électronique, vous disposez d’un accès à un agenda, un répertoire de contacts et un système avancé de libellé et d’archivage,
• un intranet local : les courriers sont consultés en ligne ou à travers un client propre avec la différence que les courriers sont stockés sur des serveurs propres à l’entreprise.

Les configurations peuvent être spécifiques et différentes d’une organisation à une autre. Le choix de la technologie à mettre en place pour votre entreprise est bien souvent stratégique et permet d’éviter les problèmes futurs. Des spécialistes de l’infogérance possédant une gamme de services externalisés peuvent vous aider à vous y retrouver dans la mise en place et le maintien de vos infrastructures. Pour trouver des spécialistes dans ce domaine, visitez itak-it.fr pour en apprendre davantage sur les services d’infogérance, d’hébergement et de téléphonie IP.

Quels sont les problèmes fréquents sur les boîtes mail ?

Problème lié à l’envoi ou à la réception d’un email

C’est probablement l’un des soucis les plus communément rencontrés avec les emails. Votre email ne veut pas s’envoyer ou vous ne parvenez pas à télécharger son contenu. Bien souvent, il s’agit d’un problème de communication avec le serveur qui gère l’envoi ou la réception des emails. C’est en agissant sur la configuration du serveur que le problème se règle.

Problème d’accès à votre boîte mail

Vous ne parvenez pas à vous connecter à votre boîte mail ? Les raisons des difficultés de connexions peuvent être multiples :

• vous avez égaré vos identifiants et/ou votre mot de passe mail ? Si vous n’avez pas la possibilité de retrouver ces identifiants de connexion, il faudra mettre en place une procédure de réinitialisation de ceux-ci,
• l’accès à votre boîte mail a été piraté ? Vous connaissez vos identifiants, mais vous ne parvenez pas à vous connecter ? Il est nécessaire d’agir rapidement au risque de compromettre des données importantes. Une procédure de récupération d’accès et de changement des mots de passe est impérative,
• vous ne parvenez pas à vous connecter à Outlook ? Les causes de difficultés de connexion à un client mail peuvent être nombreuses. Un technicien peut vous épauler pour restaurer l’accès à vos courriers.

Ce sont des problèmes sur lesquels des techniciens peuvent vous assister à distance. Ces professionnels connaissent les différents types de configuration et peuvent vous apporter de l’assistance dans ces problèmes fréquents.

Problèmes dans les fonctionnalités tierces

Impossible d’accéder à vos contacts ou de synchroniser une adresse mail avec un client ? Le plus souvent, ce sont des paramètres de réglages qui sont en cause.

Vous pouvez tirer un grand bénéfice à faire appel aux compétences d’un technicien informatique dédié :

• c’est un spécialiste de toutes les plateformes : il a connaissance de tous les types d’infrastructures présentes sur le marché et leur fonctionnement propre,
• il intervient à distance : il réagit efficacement et avec rapidité, en prenant le contrôle de votre machine depuis son poste de travail si besoin,
• il prend soin des données : agissant avec professionnalisme, il va sécuriser son intervention en créant des points de sauvegarde et de restauration pour prévenir tout dommage supplémentaire éventuel,
• il vous évite de perdre du temps avec les hotlines. Bien que les techniciens de vos services de messagerie peuvent vous apporter quelques réponses techniques, c’est souvent au prix de temps d’attente longs.

Comment éviter les problèmes fréquents sur les boîtes mail ?

Pour éviter les problèmes fréquents sur les boîtes mail deux solutions majeures s’offrent à vous.

Vous avez une infrastructure existante

Utilisez des mots de passe uniques pour accéder à votre courrier. De ce fait, si un utilisateur malveillant a dérobé certains identifiants, cela réduira le risque qu’il puisse s’en servir pour accéder à votre courrier.

Gardez des applications à jour. Activez les mises à jour automatiques ou vérifiez régulièrement leur disponibilité. En plus de prévenir les éventuelles failles de sécurité, celles-ci resteront performantes.

Il est important d’archiver vos mails. Conservez les mails importants ou des copies de ces derniers dans des services externes. Il peut s’agir de services de types cloud ou encore de serveurs et de disques de sauvegarde hébergés physiquement dans l’entreprise.

Faites auditer votre solution par un service tiers. Le meilleur moyen de régler les problèmes est d’éviter qu’ils arrivent. Les spécialistes des services informatiques vous proposent des prestations pour évaluer la viabilité et la vulnérabilité de vos installations. En recourant à des services d’audit dédiés, vous vous évitez le risque de voir survenir les problèmes.

Vous ne possédez pas encore d’infrastructure déployée

Afin de mettre en place les bons choix pour le bon usage, faites appel à un service informatique dédié pour la mise en place d’une solution. Ceux-ci peuvent intervenir à plusieurs niveaux :

• analyse et conseil : en fonction des besoins de la structure, une entreprise d’infogérance vous indiquera les meilleures solutions à déployer,
• mise en place d’un déploiement : pour vous faciliter la vie, les professionnels peuvent se charger de tout ou partie de la mise en route de votre solution emailing,

Enfin, le contrat de gérance : si vous voulez bénéficier d’une assistance optimale et d’une assistance technique dédiée, vous avez la possibilité de mettre en place des prestations pour garder votre productivité intacte.