L’organisation d’un événement commercial fait partie intégrante des moyens dont dispose une entreprise pour se maintenir face à la concurrence, mais aussi pour lancer un produit, ou pour fidéliser les clients. La réussite de sa communication et de sa campagne marketing dépend de plusieurs paramètres. Voici quelques conseils qui vous aideront à l’organisation de votre événement commercial de manière à avoir un impact certain sur votre public cible.

Sollicitez une agence de communication pour l’organisation d’un événement commercial

L’organisation d’un événement commercial demande beaucoup de temps. Pour une entreprise qui ne dispose pas d’une équipe marketing, le recours à une agence de communication lui permet de bénéficier d’un regard neutre et de se décharger d’une activité chronophage.

Une agence a une vision plus large et plus globale de l’organisation, de sa conception à sa concrétisation. Elle saura vous aider et vous conseiller sur le message à transmettre à vos clients et vos prospects. Elle pourra également réaliser vos supports de communication afin de réussir votre événement commercial. Une agence de communication saura appliquer les bonnes méthodes en fonction du budget que vous lui consacrez. Elle fera également avec vous un retour sur l’événement pour savoir les retombées qu’il a eues.

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Ciblez votre public pour votre événement commercial

L’organisation d’un événement commercial n’est pas anodine. Elle nécessite de prendre en considération plusieurs éléments. L’événement a pour objectif de lancer un nouveau produit ou un service sur le marché. Dans la multitude d’offres existantes, vous devez vous démarquer aux yeux des clients potentiels.

Vous devez donc cerner votre cible avec beaucoup d’attention, car votre événement en dépendra. Votre communication variera en fonction de votre audience. Vous adopterez un ton différent face à des publics divers. Cela peut être de jeunes habitués à un mode de communication sur les réseaux sociaux, des femmes, des hommes ou de personnes âgées. Par ailleurs, le thème devra fédérer la cible à la marque, à travers le produit lancé.

Définissez votre budget pour l’événement

Le montant alloué permettra à l’agence de communication en charge de l’organisation de choisir l’orientation à donner à l’événement commercial. Le budget disponible en déterminera l’ampleur. Bien qu’il s’agisse d’un investissement important, vous devez considérer la situation économique de l’entreprise. Il serait par ailleurs judicieux d’établir un budget qui ne soit pas trop ostentatoire, afin d’éviter certains mécontentements dans un contexte sensible. Établir le budget en amont permet également de comparer le prévisionnel et la réalisation.

Vous devez inclure plusieurs critères dans le budget :

• La location des locaux pour l’organisation de l’événement et des hébergements des participants,
• le cocktail de bienvenue,
• la rémunération des prestataires qui prendront part à l’organisation (les techniciens, les équipes en charge de l’hébergement et de la restauration, les différents intervenants),
• la logistique technique,
• la communication (publicité, site de présentation, mailing, badges, invitations…).

Pour l’établir, il faut se référer au budget des années précédentes ou avoir un ordre de comparaison s’il s’agit de votre premier événement commercial. Cela vous permet de rester dans une fourchette relativement maîtrisée. Un montant additionnel sera ensuite ajouté pour prévenir l’augmentation des coûts.

Choisissez un thème qui vous démarquera

Lorsque vous avez défini votre budget, soumettez vos idées à l’agence de communication de votre choix. Ce dernier sera effectué en fonction de l’agence qui comprend le mieux vos aspirations et dont les coûts entrent dans la fourchette de prix que vous avez prévue. En fonction de vos attentes, l’agence déterminera le thème qui s’adaptera au type d’événement commercial que vous envisagez.

Vous avez la possibilité de proposer un lancement de produit au cours d’un grand show à l’américaine, avec des danseurs, des jeux de lumière, du mapping vidéo pour stimuler l’imagination de l’audience et pour un esprit moderne. Vous pouvez également choisir une présentation en petit comité, dans une ambiance conviviale, dans le cadre d’une vente privée.

Le sport est aussi un excellent levier de communication. Organiser un événement sportif vous permettra alors d’associer l’image de votre enseigne à un mode de vie sain, et un produit ou un service qui ira dans ce sens, avec à la clé le gain du produit ou service que vous proposez. Le thème fait partie des éléments constitutifs du succès de votre événement. Les détails doivent donc être peaufinés au centimètre près pour que votre événement puisse rencontrer le succès escompté.

Sélectionnez des intervenants pertinents pour votre audience

Après avoir trouvé le thème qui permettra à votre événement commercial de tenir la dragée haute face à vos concurrents vient la sélection des intervenants. Cette étape est aussi importante que les précédentes, car un intervenant sans intérêt pour les participants ne jouera pas en faveur de votre image de marque.

Si vous comptez ouvrir un restaurant chic et branché, s’adressant surtout aux jeunes actifs, vous devez choisir quelqu’un qui ait un impact sur eux, une success-story en prime. Il est important de bien choisir un intervenant dans lequel votre cible se reconnaît et s’identifie. Si vous lancez un article de sport, un sportif connu séduira plus vos clients. Si vous œuvrez dans le secteur des jeux vidéo, votre intervenant principal sera une star dans son domaine.

Annoncez la date et le lieu de votre événement commercial

Parmi les étapes incontournables dans l’organisation d’un événement commercial, votre entreprise doit faire connaître sa tenue. Cela implique les communications dans la presse audiovisuelle, ou numérique, à travers des communiqués, des conférences de presse. Pour vous en faciliter la mise en place, l’agence de communication sera d’un grand secours, car elle se chargera de toutes les démarches concernées. Les publicités interviendront également pour faire connaître la date et le lieu de votre événement.

Partagez vos valeurs avec votre agence de communication

Une agence de communication ne se chargera de l’organisation de votre événement que si elle connaît les valeurs que véhicule votre entreprise. Vous devez donc en faire part à vos interlocuteurs, et leur expliquer dans les détails les objectifs que vous souhaitez atteindre. Plusieurs options vous sont alors offertes telles que la mise en place d’un street marketing, pour vous rapprocher encore plus de votre clientèle.

Les roadshows constituent un excellent moyen d’aller à la rencontre de vos prospects dans d’autres villes et d’étendre ainsi votre notoriété. Le marquage adhésif publicitaire des véhicules permettra également aux passants d’identifier rapidement votre enseigne.

Choisissez le bon support publicitaire en fonction de votre public cible

Le savoir-faire d’une agence de communication vous permettra de choisir différents types de supports publicitaires. Vous pouvez opter pour des affiches indoor visibles dans les grandes surfaces, ou les centres commerciaux. Vous pouvez également choisir des affiches digitales avec un écran fixe ou défilant ou encore des panneaux publicitaires grand format, placés à des endroits stratégiques.

L’agence peut vous proposer une production audiovisuelle en flux, adaptée aux réseaux sociaux. Éphémère, elle vous offre l’opportunité de proposer plusieurs diffusions pour maintenir la curiosité du public et susciter son intérêt tout au long de processus d’organisation.

Choisissez une formule à l’image de votre entreprise

Quelle que soit la formule choisie, elle sera à l’image de votre entreprise. Elle devra conforter positivement l’idée que le public se fait de votre marque. À noter que vos employés étant partie prenante de tous les projets que vous lancez, il est indispensable de leur offrir un moment de détente à travers un spectacle d’entreprise.

Dans la foulée, vous pourrez en profiter pour inviter d’éventuels partenaires ou associés, afin qu’ils puissent s’imprégner de l’ambiance qui règne au sein de votre société. Vous pourrez leur faire tester en avant-première le produit ou le service que vous mettez en avant pour votre événement commercial. Afin de faire perdurer les retombées de ces événements, les photos publicitaires prises sont à publier sur le site de votre entreprise ou dans les médias. Cela permettra de montrer l’impact qu’a votre société.