L’open space s’est démocratisé dans les entreprises en raison de ses avantages, dont celui d’améliorer la communication entre les équipes de travail. Il n’est toutefois pas sans inconvénient, car il peut, dans une certaine mesure, porter atteinte au besoin de confidentialité. En effet, l’absence de cloisons entraînant le contact permanent entre employés peut faire naître un mal aise chez certains. De plus, le fait que toute l’équipe travaille dans la même pièce implique un bruit permanent. Une cacophonie perpétuelle qui doit être contrôlée dans la mesure du possible par la mise en place d’un règlement strict. En ce qui concerne les appels téléphoniques au bureau, il existe par ailleurs des solutions pour en préserver la confidentialité, dont la cabine acoustique.

La cabine acoustique, le choix idéal pour préserver l’intimité des appels au bureau

La cabine acoustique, également appelée phone-box est une solution qui est plébiscitée dans les espaces de travail ouverts et partagés. Et pour cause, elle a l’avantage d’offrir une isolation efficace au sein d’un tel espace. Pour préserver les appels téléphoniques au bureau, il est possible d’aller sur meavo.com/fr pour trouver différents modèles de cabines acoustiques conçus dans ce but.

Un espace clos et vitré très confidentiel

La phone box est conçue comme une véritable petite cabine téléphonique, dans laquelle les employés peuvent s’installer à tout moment pour passer des appels téléphoniques en toute tranquillité. Elle peut être utilisée aussi bien pour passer des appels d’ordre professionnel que privé, et en assure la confidentialité en toutes circonstances. L’utilisateur peut s’isoler pour quelques minutes pour appeler sans être dérangé ni se faire déranger par les autres. La cabine s’avérera donc pratique non seulement pour les communications brèves, mais aussi pour les longues discussions au téléphone.

L’installation se compose le plus souvent de parois formant une cabine avec une porte vitrée pour éviter la sensation de claustrophobie. Ce petit espace clos et vitré est aussi équipé d’un système de ventilation et de recyclage de l’air afin d’en assurer l’hygiène. Il peut être facilement transporté dans le cas où il faudrait le déplacer.

Un investissement sur le long terme

La cabine acoustique ne prend pas de place dans l’open space et ne nuit pas à la nature de celui-ci puisqu’elle s’intègre naturellement dans l’environnement de travail. L’utilisation de la phone box est totalement encadrée puisque par sa nature même, les employés ne doivent y recourir uniquement que pour les appels téléphoniques. Elle ne permet de s’isoler que pour une durée plus ou moins longue, ce qui empêche l’isolement total, qui est contraire à l’objectif d’un open space.

Enfin, il est important de souligner le caractère non seulement fonctionnel, mais aussi économique de la cabine acoustique. Contrairement aux cloisons, il est possible de la récupérer et de l’emporter en cas de déménagement des bureaux de l’entreprise par exemple. Elle peut donc être considérée comme un véritable investissement sur le long terme. D’ailleurs, la plupart d’entre elles ont une durée de vie estimée à une dizaine d’années en moyenne.

Les autres solutions pour préserver les appels téléphoniques au travail

Préserver les communications téléphoniques de l’intrusion d’un tiers, cela est possible en optant pour une solution qui offre un compromis entre le minimum d’isolement et la préservation de la nature de l’espace de coworking.

Les paravents acoustiques

Les paravents acoustiques appartiennent à la même famille que les cloisons, étant donné qu’ils assurent la séparation visuelle entre les collaborateurs. Ce sont en quelque sorte des rideaux épais, qu’il suffit de tirer lorsque le besoin de confidentialité est nécessaire.

Contrairement à de simples rideaux, ils isolent aussi le son, ce qui est utile pour les appels confidentiels au téléphone. Les employés peuvent donc les utiliser à tout moment puis les rouvrir lorsque l’appel est terminé. L’idée est de ne pas cloisonner définitivement les bureaux. Les paravents acoustiques sont aussi une solution solide et durable que l’entreprise peut envisager.

La cloison de séparation

La cloison de séparation vitrée est un accessoire permettant de séparer les bureaux sans pour autant obstruer complètement l’espace. Composée d’un double-vitrage, elle limite la propagation du son entre les espaces de travail, mais ne cache pas la vue entre ces dernières. Les collaborateurs peuvent donc continuer à se voir, tout en limitant le bruit causé pendant les appels téléphoniques par exemple.

Il faut savoir d’ailleurs qu’en France, la réglementation exige que le niveau d’isolation sonore des cloisons de séparation soit de 53 dB au minimum afin que le bruit soit efficacement capté et absorbé. La cloison se décline en divers matériaux : bois, acier, béton cellulaire, etc.

La bulle

La bulle est en quelque sorte une version agrandie de la cabine acoustique. Elle est agencée à la manière d’une salle de réunion et dispose ainsi d’un mobilier, de son propre éclairage et d’un système d’aération. La bulle est également conçue de manière à isoler le son, ce qui la rend pratique pour les réunions d’équipes, mais aussi pour passer des appels téléphoniques en toute discrétion.

Ce type d’infrastructure peut être pertinent dans les grandes structures où les employés sont nombreux et dans lesquelles l’espace est particulièrement grand pour en permettre l’installation. Elle peut toutefois être plus onéreuse qu’une cabine acoustique.

Le fauteuil acoustique

Le fauteuil acoustique est équipé de panneau au niveau des accoudoirs afin que celui qui s’y installe puisse bénéficier d’une certaine intimité. Il peut aussi être utilisé pour préserver la confidentialité des appels téléphoniques et offre l’avantage d’être accessible même pour les entreprises qui ont un budget réduit.

Le fauteuil acoustique peut être installé et déplacé partout dans l’open space. Il est d’ailleurs possible d’en prévoir plusieurs si nécessaire.

L’importance du calme dans un bureau

Même si l’open space offre l’avantage de faciliter la collaboration entre les équipes de travail, elle a ses limites. En effet, il peut contribuer au travail d’équipe tout comme il peut y nuire, et peut même être la cause de tensions. Les collaborateurs qui sont continuellement exposés au bruit peuvent devenir irritables et perdent facilement leur concentration.

Ce facteur est également à l’origine de la fatigue et du stress, ce qui impacte directement la productivité. Une étude a aussi démontré qu’un employé perd environ 30 minutes de travail par jour à cause de la gêne provoquée par le bruit.

La confidentialité des appels : un enjeu majeur pour les entreprises

Comme nous l’avons montré, il existe diverses solutions d’aménagement permettant d’instaurer un environnement de travail calme et propice à la productivité sur les lieux de travail ouverts et les espaces de coworking. Mais il y a lieu de s’interroger quant à leur efficacité sur la confidentialité des appels téléphoniques au bureau. Il est important de prévoir un espace permettant de sécuriser les informations qui sont communiquées au moyen du téléphone, même au sein d’un espace ouvert à l’ensemble des employés.

Il faut rappeler en effet que certaines informations ne peuvent pas toujours être partagées entre collègues et aux clients, et ce bien que la transparence soit de mise. La confidentialité présente des enjeux majeurs pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et notamment du point de vue stratégique. De plus, les employés peuvent aussi ressentir le besoin de communiquer au téléphone, quel que soit le motif, dans une sphère privée limitant les accès visuels et/ou auditifs et empêchant que les autres ne puissent les écouter ou les entendre.

De nombreux moyens sont ainsi mis en œuvre afin de permettre la confidentialité des appels téléphoniques au travail. Pour obtenir une plus grande discrétion, une entreprise peut opter pour une cabine acoustique qui saura à coup sûr plaire aux employés grâce au côté très intime de la pièce.