Vous souhaitez offrir un événement d’entreprise qui va marquer les esprits de vos salariés et de vos collaborateurs ? Séminaire, team building, conférence, salons professionnels sont idéaux pour célébrer vos succès et promouvoir votre entreprise. L’organisation de votre event est la clé de la réussite. Étape par étape, planifiez votre rassemblement avec une méthode rigoureuse, de la définition des objectifs à la gestion de la logistique le jour J. 

Première étape : définir les objectifs de votre événement

Selon votre dynamique d’entreprise, vous allez avoir envie de renforcer la cohésion de votre équipe, présenter un nouveau produit, ou attirer de nouveaux clients. En mettant au clair votre objectif principal, il sera plus aisé de choisir le type d’événement professionnel correspondant plus précisément à votre besoin : séminaire, congrès, soirée, atelier, salon professionnel, tourisme d’affaires, lancement de produit ou encore team building. Vos clients ou les participants seront d’autant plus impliqués si cela correspond à leurs attentes. 

Établir un budget réaliste et précis

Que vous ayez une enveloppe budgétaire ou le champ libre, il est nécessaire de lister toutes les dépenses prévisibles. En effet, créer une check-list budgétaire est une bonne façon de cibler vos priorités et d’équilibrer les coûts. Avez-vous besoin d’une structure événementielle de grande envergure ou d’un cadre plus intimiste ? Il est nécessaire de déterminer en priorité les points suivants en sélectionnant des prestataires de confiance : la location de la salle, le traiteur, les intervenants, le matériel audiovisuel, la décoration et l’animation. 

Choisir un lieu d’exception

La création d’une journée ou d’une soirée exceptionnelle doit avoir lieu dans un endroit unique. Un hôtel, un château, une salle de réception, des tentes et chapiteaux sont des lieux accueillants qui peuvent répondre à votre besoin. N’hésitez pas à visiter et comparer les emplacements au regard de leur capacité d’accueil, d’hébergements, d’équipements, de stationnements, de restauration et de services proposés. Optez pour un espace facilement accessible et confortable pour permettre à vos participants de se sentir pleinement à leur aise. 

Élaborer un programme équilibré

Maintenir l’intérêt des participants est une priorité pour créer une manifestation dynamique pour vos convives. Pour un team building, votre vigilance devra se porter sur l’alternance des activités, des temps de travail et des temps de pause. Pour un salon professionnel, l’organisation va s’élaborer principalement autour de l’attractivité des animations. En fonction de votre public cible, planifiez des conférences et/ou des démonstrations variées pour construire une expérience enrichissante. 

Travailler votre communication au plus tôt

Sans participant, pas d’événement ! Une communication efficace est un pilier incontournable pour attirer votre personnel ou vos invités. Pour le lancement, vous avez le choix parmi un panel de moyens de communication : les réseaux sociaux, le mailing, l’intranet de votre entreprise, des invitations physiques, des flyers, etc. Adressez vos invitations 1 mois à l’avance pour vous assurer de l’engagement de chacun et pour donner toutes les informations indispensables : date, lieu, programme et objectifs. Pour maximiser votre taux de participation, il convient d’effectuer des relances une semaine avant l’event. 

Anticiper la logistique le jour J

Pour vivre sereinement l’événement, il peut être utile de faire un exercice de prévisualisation qui minimisera le nombre d’imprévus à gérer le jour J. Toutefois, il convient de prévoir la vérification de tous les détails d’organisation en amont : la disposition de la salle, le matériel technique (son, lumières, projection), l’accueil des participants, la gestion des intervenants et des fournisseurs. Assurez-vous également de missionner une équipe de collaborateurs pour vous aider à résoudre les éventuels problèmes le moment venu. 

Organiser un événement d’entreprise réussi repose sur une préparation rigoureuse et une gestion efficace à chaque étape. Pour créer une expérience inoubliable, la définition des actions, du budget, de la logistique et de la communication vous aidera grandement au succès de votre événement privé. 

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