De nos jours, les clients souhaitent que vous soyez toujours disponible lorsqu’ils ont besoin de vous. Cependant, cela n’est pas une chose aisée et il est parfois difficile de gérer les appels entrants et sortants de son entreprise quand on est conseiller. 

Comment réussir malgré tout à gérer cette difficulté et ainsi assurer une meilleure expérience client ? 

Quelles sont les solutions qui s’offrent à vous afin d’optimiser les appels de votre entreprise ? Voyons cela ensemble dans cet article.

Option 1 : Externaliser chez un professionnel

Cette option est largement choisie par bon nombre d’entreprises qui ont décidé d’investir dans un service irréprochable en matière de gestion des appels. Ainsi, en confiant cette tâche à un professionnel joignable en permanence, ils parviennent à optimiser leurs appels qu’ils soient entrants ou sortants.  

En externalisant votre accueil téléphonique, vous allez raccourcir le temps d’attente de vos clients et leur apporter une meilleure expérience client.

En outre, cela contribue à l’accroissement de votre activité. Vous ne risquez pas de passer à côté d’un appel et donc d’une opportunité.

L’externalisation contribue également à l’accroissement de votre activité. Vous ne risquez pas de manquer un appel et donc de passer à côté d’une opportunité commerciale. Un standard externalisé vous permet enfin d’économiser de l’argent, d’alléger votre organisation, de gagner en temps et de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Il existe des professionnels expérimentés dans ce domaine proposant un bon rapport qualité/prix. Contactez un spécialiste du standard téléphonique externalisé afin de vous affranchir des coûts liés à l’achat d’équipements parfois couteux mais nécessaire à la gestion d’appels.

Option 2 : recruter du personnel

Une autre possibilité est de recruter du personnel compétent en la matière afin de se consacrer pleinement à cette tâche. 

Cette option est confortable mais présente des inconvénients : il faudra au préalable former la personne afin qu’elle soit capable de gérer tous les appels de votre entreprise et prendre en considération le coût de cette nouvelle embauche.

Option 3 : installer un assistant vocal interactif

Autrement appelé « callbot », l’assistant vocal n’est autre qu’un agent conversationnel issu de l’intelligence artificielle, permettant de faciliter les échanges avec les clients.

En déchargeant les collaborateurs des tâches répétitives, ces assistants vocaux interactifs seraient l’avenir de la relation client. Ils interviennent dans tous les secteurs d’activité, et sont en pleine expansion.

En cherchant à se rapprocher de l’intelligence humaine, le callbot est capable de comprendre les demandes de ses interlocuteurs et d’apporter une réponse pertinente, que ce soit à l’oral ou à l’écrit. Il est en passe de devenir indispensable aux entreprises devant gérer un gros volume d’appels. Un autre avantage est qu’il prend le relais lors des heures et de jours de fermeture de l’entreprise.

Un assistant vocal interactif peut être utilisé pour les usages suivants :

• L’identification du client (oubli de mot de passe, mise à jour des coordonnées…)
• La consultation des horaires, d’une commande, d’un solde de compte bancaire
• Le dépôt de réclamation et de déclaration de sinistres
• La prise de rendez-vous
• La redirection vers un service ou un interlocuteur