Finies les archives en papier et les erreurs de classement de dossiers. De nos jours, il devient plus facile d’archiver les documents importants de sa société, à l’aide de l’archivage électronique. Avec des archives dématérialisées, on peut traiter plus facilement et rapidement toutes les demandes de ses partenaires et clients. La dématérialisation des archives permet d’accéder aisément et rapidement aux bonnes informations, rendant les salariés plus efficaces. Mais comment ça fonctionne exactement ?

Archivage dématérialisé : comment assurer la transition vers le numérique ?

Pour archiver ses papiers numériquement, il est primordial de mettre en place un processus de dématérialisation électronique efficace. Sachez que l’utilisation d’un logiciel d’archivage pourra grandement vous aider lors de votre transition vers le numérique. Il vous faudra suivre plusieurs étapes pour atteindre votre objectif.

Le tri des données

La transition vers le numérique vous demandera avant tout un travail de tri et de réflexion. Au cours de cette étape, il faudra identifier les différentes pièces que vous souhaitez conserver. Il peut s’agir de dossiers du personnel, de factures, de documents confidentiels, de bulletins de paie, etc. Pour pouvoir réaliser votre tri, il est fortement conseillé de connaître le délai de vie de chacun de vos documents pour déterminer ce qu’il faut sauvegarder ou non.

La numérisation des documents

Une fois cette étape passée, il sera nécessaire d’établir une liste des documents à numériser, puis passer au scan des documents essentiels, en regroupant les dossiers selon leur branche. Le classement des dossiers dans l’ordinateur doit être réalisé avec attention afin de faciliter leur identification. Il est important de les retrouver aisément en cas de besoin.

Sachez qu’il est actuellement possible de procéder à la numérisation de ses documents à l’aide d’applications et de logiciels dédiés à cet effet. L’automatisation de vos données vous facilitera la vie tout en les sécurisant, que ce soit au niveau des accès, de l’exploitation ou de la gestion. Cette démarche peut également vous aider à réduire considérablement les erreurs et les oublis. Toutefois, pour assurer le transfert des données importantes, il est recommandé de faire appel à un professionnel pour limiter les risques de perte.

Le classement des données

Pour bien classer vos données numériques, il est conseillé d’utiliser des logiciels dédiés. Le GED, ou logiciel de Gestion Électronique des Documents, en est un bon exemple. C’est un outil très efficace pour faciliter la gestion de ses données. Il vous aide également dans l’exploitation de ces dernières, que ce soit lors de la numérisation, du classement, de l’archivage ou encore de l’indexation de vos documents.

Avec ce logiciel, vous avez la possibilité de stocker et classer plusieurs types de documents, comme les notes des frais, les factures électroniques, etc. Il est également possible de classer des fichiers, comme des documents PDF. Ce logiciel est aussi très apprécié pour sa fonctionnalité vous permettant de choisir la durée de conservation des données nécessaires. Il faut savoir que le logiciel GED se charge uniquement du dépôt des documents et de leur archivage dans un espace de stockage. Généralement, il les archive dans un Système d’Archivage Électronique ou SAE, quand le cycle de vie des données touche à sa fin.