En tant que dirigeant ou manager d’une entreprise, vous devez réussir à fédérer vos équipes afin d’atteindre les objectifs. Pour cela, il faudra organiser des réunions pour faire le point sur les activités de l’entreprise et les difficultés rencontrées par chacun dans l’exercice de ses fonctions. Cependant, comme vous vous en doutez certainement, conduire une réunion ne s’improvise pas. Pour éviter que la rencontre soit infructueuse, il est essentiel que vous maîtrisiez parfaitement toutes les méthodes d’animation. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir les étapes à suivre pour réussir vos réunions d’entreprise.

Préparez votre réunion

Comme pour tout projet que vous pilotez, la réussite de votre réunion dépend directement de sa préparation. En effet, il ne suffit pas de réunir tous les employés et de lancer les idées pêle-mêle pour que les échanges soient fructueux.

Il est donc indispensable que vous puissiez définir avec précision l’objectif de la réunion que vous voulez organiser. La pire des choses pouvant arriver lors de cette rencontre serait de passer des heures à discuter d’un sujet sans importance. Comme vous pourrez le découvrir en parcourant le blog J’optimise mon Business, chaque minute que vous passez sur une tâche en entreprise doit vous permettre d’avancer et d’optimiser votre efficacité. De fait, faire une réunion uniquement pour le principe ne sert pas vos intérêts.

Avant la rencontre, définissez deux ou trois axes ayant besoin d’être traités en profondeur. Une réunion de travail est une activité qui doit être bien délimitée dans le temps. Par conséquent, il est évident que vous ne pourrez pas traiter tous les sujets lors de cette occasion. Identifiez ceux qui sont urgents afin d’aller à l’essentiel.

Par ailleurs, il faudra définir les points clefs. Déterminez les sujets à traiter, les personnes à convier ainsi que les problèmes auxquels il faudra trouver une solution après cet échange. Pensez donc à définir l’ordre du jour au préalable. Cela vous permettra de préparer votre réunion en toute sérénité.

Définissez le format de votre réunion

Avant le jour J, il faudra choisir le format que vous désirez adopter pour la rencontre. En fonction des axes que vous souhaitez aborder, des objectifs de la réunion ainsi que du contexte dans lequel vous piloterez les échanges, vous avez le choix entre différents types de réunions.

Il peut donc s’agir d’une réunion d’information. Au cours de ce type de rencontre, vous transmettez un ou plusieurs messages à l’assistance qui le reçoit de façon « passive ». Généralement, c’est le type de rencontre organisée pour annoncer de nouvelles réformes au sein de l’entreprise.

Ensuite, vous pouvez organiser une réunion de revue. Ici, il est question d’une rencontre formelle que l’on retrouve dans le cadre du pilotage d’un projet. Lors de cette assemblée, ce sont uniquement les personnes concernées par le thème ou le projet qui participent afin de faire le point sur l’avancée des actions. Il y a également la réunion d’échange au cours de laquelle toutes les personnes présentes sont invitées à donner leur avis sur un sujet précis.

Si vous faites face à une situation qui empire, à un conflit interne ou à un dysfonctionnement de l’entreprise, il faudra organiser une réunion de résolution de problème. Enfin, vous pouvez organiser une réunion de prise de décision. Ce type de rencontre réunit généralement les acteurs les plus importants de la société dans le but d’entériner une décision quant à une problématique donnée.

Adoptez votre style d’animation

La réunion est un moment d’échange entre celui qui la préside et les autres participants. Toutefois, pour que les échanges soient productifs et efficaces, il est fondamental d’instaurer une dynamique de groupe. Pour ce faire, il faudra opter pour une animation énergique et adéquate.

En matière d’animation, vous avez le choix entre plusieurs styles. Vous pouvez donc miser sur l’animation directive. Dans ce cas, vous laissez peu d’espace aux personnes présentes. C’est la posture qui est souvent adoptée dans les réunions d’information.

Vous pouvez opter pour la coordination. Ici, tous les participants échangent sur un thème précis et vous êtes chargé de structurer les débats et les échanges. Pour finir, vous pouvez décider de jouer le rôle de facilitateur et de laisser les protagonistes échanger librement sous votre contrôle discret. Cependant, quel que soit le style d’animation que vous choisirez, soyez attentif à votre auditoire. Si ce dernier commence à montrer des signes de décrochage, ne perdez pas de temps et réagissez. Vous devrez trouver le moyen de redynamiser les échanges avant de perdre l’attention de tous.

Invitez les participants

Pour que votre réunion d’entreprise soit un succès, vous devez vous assurer du fait que toutes les personnes qui doivent être présentes sont informées et ont confirmé leur présence. Cette invitation peut se faire de manière physique, par téléphone ou par mail. Il est préférable d’envoyer un mail pour être sûr que tout le monde ait bien reçu l’invitation.

Dans votre message, vous devez notifier les informations clefs suivantes : la date et l’heure de la réunion, le lieu, l’ordre du jour, un message bref expliquant pourquoi la présence de tous est vivement sollicitée et une demande de confirmation de leur présence. Vous pouvez également leur donner des précisions sur la durée de cette réunion pour que chacun puisse facilement intégrer cet évènement dans son agenda.

Si cette rencontre fait suite à une réunion précédente, pensez à adjoindre le compte-rendu de celle-ci pour permettre aux participants de ne pas perdre le fil pendant les prochains échanges.

N’oubliez pas de prévoir le matériel nécessaire

Une fois que vous avez défini l’objectif de votre réunion d’entreprise et que vous avez envoyé toutes les invitations, n’oubliez pas l’aspect pratique. Définissez donc de façon claire et précise tout le matériel dont vous aurez besoin pour la rencontre : projecteur, documents à imprimer, blocs-notes, stylos, bouteilles d’eau, etc. Faites une liste pour éviter d’oublier un élément important.

En résumé, organiser une réunion d’entreprise réussie n’a rien de sorcier. Il suffit de savoir pourquoi vous l’organisez, de savoir où vous allez et de respecter les étapes préliminaires.