Tous les documents ne requièrent pas la même méthode de conservation. Certains sont extrêmement sensibles et doivent donc être protégés de manière adéquate. Qu’il s’agisse de documents professionnels ou personnels, ils sont confrontés à des risques de vol ou de destruction involontaire. De plus, les informations contenues dans ces documents peuvent tomber entre de mauvaises mains. Les documents électroniques ne sont également pas exempts de ces risques. Voici quelques pistes pour assurer la protection de vos documents sensibles au bureau.

Investissez dans un coffre-fort pour les documents importants

Pour protéger vos documents importants, pensez à les garder dans un coffre-fort. Il s’agit d’une solution pratique et très intéressante qui met le contenu à l’abri des inondations, des cambriolages et des incendies. Les fabricants comme Doowie-sourcing.fr, par exemple, proposent divers modèles de coffres-forts, avec différentes tailles et serrures, en fonction du niveau de sécurité recherché. Les coffres avec serrure s’ouvrent à l’aide d’une clé. Cette option vous conviendra si vous êtes la seule personne à avoir accès au coffre-fort.

Concernant les coffres-forts avec serrure électronique, ils s’ouvrent avec une combinaison programmée et un code d’utilisateur modifiable à souhait. Ils sont souvent accompagnés de deux clés de secours en cas d’oubli du code. Enfin, il y a les modèles avec serrure biométrique qui s’ouvrent à l’aide d’une combinaison programmée et, si nécessaire, d’un code d’utilisateur. De plus, il est possible d’enregistrer de nombreuses empreintes digitales pour l’ouverture et le modèle comporte également une serrure de secours.

Vous trouverez chez certains fabricants des coffres-forts ignifuges pour la protection contre le vol et l’incendie. Ils sont un véritable atout, car ils offrent une protection maximale du contenu. Ils protègent en effet les documents des flammes pendant une certaine durée. Ce temps est précieux quand on sait que le feu peut atteindre jusqu’à 1 000 °C et tout détruire en quelques minutes. C’est pourquoi le coffre-fort ignifuge empêche vos biens de brûler à l’intérieur en y maintenant une température en dessous de 175 °C (compatible avec le papier) selon la norme LFS30P.

Protégez par un mot de passe tous les documents et dossiers sensibles

Vous pouvez aussi protéger les documents et dossiers sensibles avec des mots de passe. Dès lors, il faudra saisir un code afin d’accéder au contenu. Il est possible de protéger les documents de manière individuelle avec un mot de passe ou les garder dans un dossier aussi sécurisé par un mot de passe ou non.

En général, il suffit d’accéder aux documents ou au dossier qu’on souhaite sécuriser et aller dans la rubrique propriétés au niveau du menu contextuel. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez sur l’onglet général. Dans les paramètres avancés, il y a des options permettant de chiffrer le contenu avec un mot de passe. Sur certains ordinateurs, il faut télécharger un logiciel tiers ou se servir d’un dossier compressé. Dans le premier cas, le téléchargement doit se faire à partir d’une source fiable.

Utilisez un réseau privé virtuel (VPN) pour crypter les données

Les réseaux privés virtuels ou VPN assurent la confidentialité et l’anonymat en ligne grâce à la création d’un réseau privé à partir d’une connexion internet publique. Cela rend les actions en ligne quasiment intraçables. Par ailleurs, la connexion établie par un VPN est sécurisée et cryptée afin d’offrir un niveau de confidentialité plus élevé que celui d’une connexion Wi-Fi sécurisée. Le VPN se charge de créer une sorte de tunnel qui masque les activités en ligne, de même que l’échange de données, pour éviter que les cybercriminels ne puissent y accéder.

Les VPN utilisent le cryptage pour brouiller les données lorsqu’elles sont transmises à travers un réseau Wi-Fi. Ce cryptage rend les données de vos documents illisibles. Il faut dire que la sécurité des données est particulièrement essentielle lors de l’usage d’un réseau Wi-Fi public car elle permet d’éviter que quelqu’un sur le réseau n’espionne vos activités.

Mettez en place une authentification à deux facteurs sur vos appareils

L’authentification à deux facteurs est désormais normalisée sur de nombreuses plateformes et services en ligne afin de garantir la sécurité des comptes des utilisateurs. Elle utilise des méthodes spécifiques d’authentification pour accéder à un compte afin de compenser la faible sécurité de l’identifiant et du mot de passe. Certaines des entreprises les plus sensibles (celles qui traitent des données financières) se servent d’ailleurs d’un mécanisme d’authentification à trois facteurs. Cependant, celle-ci est surtout limitée à l’utilisation interne de fonctions sensibles.

L’authentification présente un certain nombre d’avantages. Elle renforce en effet la sécurité des appareils, car elle ne se base pas seulement sur des mots de passe. Dans le cas d’une éventuelle violation de données impliquant le mot de passe d’un utilisateur, la sécurité du compte n’est que légèrement affectée. Les entreprises doivent donc offrir aux utilisateurs un niveau de sécurité particulier pour prévenir (et parfois, malheureusement, gérer) les risques d’intrusion ou de fuite de données. L’authentification à deux facteurs répond à ces besoins en fournissant un niveau d’identification plus difficile à falsifier.

Autres conseils pour protéger les données des documents numériques

Si des données sont stockées sur un ordinateur, elles ne doivent pas être accessibles en cas de vol. Nous vous conseillons donc de toujours installer un code d’accès sur votre ordinateur. Pensez également à toujours sauvegarder et archiver vos données avec OneDrive ou un autre logiciel de stockage et de sauvegarde d’informations numériques pour réduire les risques de perte. De plus, les risques les plus fréquents sont liés aux attaques informatiques et aux virus. Et la meilleure façon de les éviter est de renforcer votre système de sécurité en utilisant des logiciels de protection des données tels que les anti-virus, les firewalls, les anti-malwares, les antispywares…

Enfin, il est impératif de vérifier les périphériques connectés à l’appareil pour une meilleure protection des documents et des données. Certains d’entre eux peuvent en effet être infectés par des virus et endommager les fichiers et les documents.

La protection des documents sensibles est indispensable pour éviter les fuites, le vol ainsi que les pertes de données. C’est un bon moyen de préserver la confidentialité de certains dossiers et documents en les mettant à l’abri des personnes malintentionnées. Que ce soient des documents physiques ou numériques, les options de protection sont nombreuses et variées.