Le séminaire événementiel est un événement important pour toute entreprise. C’est l’occasion de se faire connaître et de promouvoir ses activités, mais à condition de ne pas négliger les préparatifs. Nous vous proposons quelques idées de dernière minute qui pourraient garantir le succès de votre séminaire d’entreprise.

Faites réaliser rapidement des t-shirts personnalisés pour votre séminaire

Si vous vous lancez dans l’organisation d’un séminaire événementiel, le t-shirt personnalisé peut être la petite touche qui donnera un coup de pouce à votre communication et votre marketing. En effet, il s’agit d’un support de communication très efficace et intemporel qui pourra vous aider à maximiser le rayonnement de votre événement. En choisissant le bon prestataire, vous pouvez obtenir un envoi rapide de vos t-shirts personnalisés à la dernière minute pour votre séminaire.

Ce vêtement pourra afficher le logo et les couleurs de l’entreprise, ce qui en fait un outil publicitaire d’une efficacité redoutable. Il est aussi d’usage d’offrir le t-shirt personnalisé aux visiteurs ou aux participants du séminaire afin de prolonger l’expérience ressentie au cours de l’événement. Pour que le t-shirt personnalisé montre votre entreprise sous un jour favorable aux yeux de vos clients, veillez à ce qu’il soit de qualité et confectionné dans du coton.

Cette matière est en effet privilégiée pour la préservation de l’environnement et elle est actuellement produite localement en France. Un autre avantage du coton est qu’il est très doux et agréable au toucher. Toutefois, pour que le t-shirt personnalisé soit un outil de communication efficace, il ne suffit pas de le confectionner avec la bonne matière. Il est aussi essentiel de bien choisir les couleurs, les polices d’écriture ainsi que les images à afficher. Si possible, faites travailler le dessin par un graphiste pour obtenir un résultat professionnel et qualitatif.

Recherchez des options de restauration rapide pour votre événement

Le séminaire fait partie des événements d’entreprise qui nécessitent une gestion de la restauration pour que les participants puissent se sustenter. Déjeuner, brunch, dîner, buffet, cocktail… toutes les possibilités sont envisageables en théorie, mais bien entendu, le budget est un facteur décisif dans ce choix. Il faut néanmoins garder à l’esprit que la restauration n’est pas optionnelle lors d’un événement d’entreprise. Même les plus petits formats doivent offrir a minima des rafraîchissements pour les participants. La restauration n’est pas là uniquement pour nourrir les convives, le repas et les boissons participent à faire du séminaire d’entreprise une expérience agréable pour tous les participants.

Le repas est un symbole de partage et d’hospitalité qui doit permettre aux personnes présentes d’échanger et de se rassembler autour d’un moment agréable. Il s’agit de valeurs que l’entreprise doit transmettre lors d’un séminaire, ce qui est un bon moyen de marquer les esprits. D’ailleurs, un menu mal choisi peut entacher son image de marque. En général, le budget boissons et nourriture pèse assez lourd sur l’enveloppe de l’organisation d’événements d’une entreprise. Si vous n’avez pas les moyens d’y allouer une somme importante, il existe des moyens de proposer des repas simples, mais savoureux sans se ruiner. Il suffit pour cela d’appliquer quelques astuces pratiques.

Par exemple, pour votre séminaire, vous pouvez opter pour des buffets au lieu d’un menu servi à table. Cela vous coûtera beaucoup moins cher. Chaque buffet pourra avoir son propre thème (produits de la mer, pâtisserie, etc.) pour que les convives puissent en garder une expérience agréable. Les économies peuvent commencer dès la phase d’achat des ingrédients. Au lieu de se précipiter sur des produits coûteux et exotiques, privilégiez les produits des agriculteurs locaux. Vous pourrez ainsi acheter des produits frais à bon prix tout en proposant des plats healthy lors de votre séminaire d’entreprise. La viande coûte cher, mais vous n’êtes pas obligé d’en proposer pour la restauration de votre événement.

Il est tout à fait possible de proposer un menu chic et savoureux totalement végétarien. Valorisez la démarche en indiquant par exemple que réduire sa consommation de viande est aussi un bon geste pour l’environnement. Vous l’aurez compris, chaque aspect de l’organisation du séminaire est l’occasion de communiquer sur les valeurs que votre entreprise défend. Une autre astuce consiste à proposer des collations rassasiantes pour que les convives bénéficient davantage de confort. Vous n’avez que l’embarras du choix en termes de menu. Soyez par ailleurs astucieux avec le choix des couverts. Des assiettes plus petites permettront d’éviter le gaspillage, car les convives seront incités à se servir de plus petites portions.

Faites imprimer des flyers à la dernière minute

Pour présenter le thème de votre séminaire, rien de tel qu’un joli flyer. Néanmoins, même à la dernière minute, il est recommandé de faire réaliser ce support de communication par un bon graphiste ou une agence afin que le document soit agréable à lire et ait l’impact escompté. L’erreur à éviter absolument est d’imprimer vous-même vos flyers puis de les découper. Avec cette méthode, l’effet « cheap » est garanti. Hormis le design attrayant, le flyer doit également présenter le thème du séminaire et communiquer sur les produits/prestations de l’entreprise. Il est donc important de bien soigner le message que vous désirez faire passer pour qu’il soit attrayant.

L’impression des flyers peut se faire sous divers formats, notamment le format A5 qui est le plus courant (la taille d’une feuille A4 pliée en deux). Il y a aussi la forme carte postale qui peut être distribuée plus facilement dans tous lieux où vous envisagez de trouver les participants à votre séminaire. Si vous désirez que vos flyers soient plus pratiques à transporter et à partager, vous pouvez les imprimer en accordéon ou sous format carte de visite. Si vous prévoyez de les distribuer dans la rue, optez pour un prospectus avec un faible grammage moins onéreux. La plupart des personnes qui le recevront le jetteront sûrement après un court laps de temps. Si vous distribuez les flyers lors du séminaire d’entreprise, optez pour un découpage dans une forme élégante et haut de gamme.

Préparez des sacs à surprises contenant du matériel promotionnel sur l’événement

L’efficacité des goodies n’est plus à prouver pour faire la promotion de votre entreprise. Les invités de votre séminaire deviendront automatiquement des ambassadeurs de votre marque s’ils arborent un stylo ou un t-shirt personnalisés avec vos couleurs et votre logo. La nourriture permet aussi de marquer les esprits. Avec une bonne bouteille de vin dont l’étiquette porte votre marque ou une boîte de chocolats suisses, votre événement sera couronné de succès.