La gestion d’un projet, quelles qu’en soient l’ampleur et la complexité, n’est pas un exercice facile. Il s’agit d’un véritable challenge qui implique une organisation rigoureuse, à tout point de vue, jusque dans les moindres détails. Nous pouvons y ajouter la gestion sans faille des ressources, tant humaines que financières et matérielles ainsi que le respect des échéances, l’adoption de bonnes stratégies, le suivi des progrès, etc. Il existe toutefois des moyens qui peuvent rendre plus simple cette tâche d’envergure et permettre aux entreprises de gagner en efficacité dans son accomplissement. On compte parmi ceux-ci l’utilisation d’un logiciel ERP.
Comment un logiciel ERP améliore-t-il le pilotage de projet ?
ERP est l’acronyme de « Enterprise Resource Planning » qui signifie littéralement « planification des ressources de l’entreprise ». Traduit en français par le sigle PGI (pour Progiciel de Gestion Intégré), il fait référence à un logiciel permettant d’améliorer la gestion d’une entreprise. Comme l’expliquent les experts d’erp-pgi.fr, c’est un ensemble de modules associé à une base de données unique permettant la gestion centralisée de tous les processus opérationnels d’une structure.
Une fois que cette dernière a réussi son implémentation, cette solution peut en constituer la « colonne vertébrale ». Un ERP peut être généraliste ou spécialisé (verticalisé). Dans le premier cas, l’outil a été créé de façon à répondre à tous les besoins de base de chaque entreprise en matière de pilotage. Dans le second, il a été intégralement pensé pour un secteur spécifique dès sa phase de création. Dans tous les cas, il peut être On-premise (installé au sein de votre structure) ou SaaS (Cloud).
Un ERP représente un choix judicieux si vous désirez améliorer votre gestion de projet, surtout si son éditeur l’a personnalisé de sorte qu’il puisse s’accorder parfaitement aux spécificités de votre activité. En adoptant ce progiciel, vous faites le choix d’une gestion simplifiée grâce à un outil unique qui regroupe en son sein l’ensemble des fonctions de votre entreprise. Vous pouvez en profiter pour gérer de manière optimale vos ressources autant que vos processus opérationnels. Un ERP vous donne la possibilité de suivre facilement l’avancement de chacun de vos projets et d’en gérer les différents jalons de façon structurée. Il vous offre un aperçu global de vos activités et vous permet de les suivre en temps réel et en équipe.
Opter pour la même solution, c’est aussi gagner en efficacité dans la planification des projets et dans l’organisation des données. C’est également avoir une vision plus complète sur la rentabilité de chaque projet et améliorer le suivi de vos budgets prévisionnels. Vous faites par ailleurs le choix d’accroître l’efficacité de vos collaborateurs et la manière dont ils collaborent avec une solution qui se veut particulièrement flexible et avec des données fiables. L’ERP offre à la direction générale ainsi qu’aux managers plus de visibilité sur les performances des départements. Il les aide par la même occasion à prendre les meilleures décisions stratégiques au bon moment, en toute connaissance de cause. En bref, il garantit un gain de flexibilité et d’efficacité indéniable à votre entreprise tout en en garantissant la pérennité.
Quelles sont les principales caractéristiques que vous devez rechercher dans un système ERP ?
Un progiciel ERP doit en premier lieu s’accorder parfaitement à vos besoins et aux exigences du secteur dans lequel vous évoluez. Un tel système doit par ailleurs s’aligner sur les spécificités de votre organisation. En d’autres termes, vous devez opter pour une solution qui répond parfaitement à votre personnalité organisationnelle. Il ne doit être ni surdimensionné ni sous-dimensionné sous peine de vous pénaliser au lieu de vous faire progresser. Si vous êtes par exemple une PME, un ERP embarquant des fonctionnalités de base suffira amplement.
Vous pourrez ultérieurement le faire évoluer au fur et à mesure de votre développement. Bien sûr, c’est à l’outil de s’adapter à vos processus et non l’inverse. Il faut savoir que les fonctionnalités d’un système ERP doivent couvrir au moins 80 % de vos besoins immédiats ainsi que les besoins à moyen terme. Elles doivent vous permettre de combler vos lacunes et de garantir la réussite de vos projets, sans pour autant vous déstabiliser financièrement.
De plus, votre solution ERP doit être « user friendly ». Il doit être facile à prendre en main et permettre aux différents utilisateurs de l’utiliser de manière intuitive et simple. Il garantit une expérience utilisateur sans faille et distinctive. Qui plus est, le logiciel doit entrer dans vos moyens. Il doit de surcroît être évolutif, flexible et garantir une gestion infaillible des flux de données entre les différents services de votre entité. Il doit vous faire profiter d’un environnement propice aux prises de décisions stratégiques.
Il convient aussi de vérifier que l’outil provient d’un éditeur unique, qu’il garantit une excellente traçabilité des informations et qu’il est muni d’une base de données centrale. Leurs différents modules doivent être interconnectés. Ainsi, en cas d’impact sur l’un, les informations sont mises à jour sur les autres. Votre ERP doit être en mesure de communiquer avec la totalité de vos autres services et être compatible avec votre infrastructure informatique. En ce qui concerne le coût d’un ERP, il inclut notamment :
- les licences,
- les infrastructures en fonction du modèle,
- le déploiement de la solution,
- le temps d’intégration,
- la maintenance,
- le support,
- la formation,
- l’acquisition de modules supplémentaires,
- les futures évolutions spécifiques ou standards.
Lors de l’analyse tarifaire, gardez à l’esprit que ce genre d’outil dispose d’un cycle de vie moyen compris entre 8 et 10 ans.
À qui faire appel pour mettre en place un logiciel ERP ?
Pour mettre en place ce type de logiciel, vous pouvez faire appel soit à un éditeur ERP soit à un intégrateur ERP. Le premier est l’entreprise créatrice du logiciel en question, tandis que le second est spécialisé dans l’intégration d’ERP en entreprise. De plus, certains éditeurs d’ERP sont aussi intégrateurs.
Il convient donc de vous adresser à un éditeur ERP ou un intégrateur ERP réputé et qui maîtrise parfaitement votre domaine d’activité. Celui-ci doit en plus justifier d’une certaine ancienneté dans son domaine ainsi que d’une excellente stabilité organisationnelle et santé financière. Il se doit d’être à la pointe de l’innovation et d’avoir une excellente vision, tant stratégique que technologique. Il doit par ailleurs être entièrement disponible et vous faire profiter d’un support hautement qualitatif.
Cet éditeur ou intégrateur saura vous orienter vers la solution qui vous convient le plus au cas où vous auriez du mal à faire un choix. Avant l’implantation, il vous expliquera en détail les technologies utilisées par l’ERP, son architecture, les évolutions techniques ayant été réalisées ces derniers temps sur cet outil… Il vous informera du rythme auquel se feront les mises à jour et les évolutions pertinentes. Le même prestataire doit garantir un accompagnement de qualité une fois la solution en place, mais aussi des formations personnalisées visant à permettre à tous les utilisateurs de l’utiliser parfaitement.