Au sein d’une entreprise, les salariés sont soumis à différents types d’entretien tout au long de leur carrière. On retrouve notamment l’entretien professionnel qui est d’une grande importance dans la vie de ces derniers. Cependant, sa gestion nécessite beaucoup de temps et d’organisation. Pour cela, plusieurs solutions sont proposées dans le milieu professionnel pour faciliter le déroulement de cet entretien.

Optez pour un logiciel de gestion des entretiens professionnels

Dans les petites comme dans les grandes entreprises, réaliser des entretiens professionnels peut devenir une tâche particulièrement chronophage. Entre les formalités administratives à gérer et les entretiens mal préparés, cette activité peut se révéler très vite complexe. Cela pourrait alors avoir des conséquences sur le parcours professionnel des salariés, mais aussi sur la productivité de l’entreprise. Pour éviter cela, plusieurs solutions ont été pensées pour la rendre plus faciles à effectuer. L’une des plus efficaces est l’utilisation d’un logiciel de gestion des entretiens.

Par définition, un logiciel de gestion des entretiens professionnels est un outil automatisé. Il permet de sécuriser et de gérer efficacement les entretiens professionnels au sein des entreprises. En effet, il favorise un meilleur suivi de ces séances en facilitant la conservation des données. De plus, il rend aisée la transmission des informations au sein du service des ressources humaines.

Depuis le 5 mars 2014, la tenue de l’entretien professionnel est devenue obligatoire pour les employeurs vis-à-vis des employés. À cet effet, il s’avère indispensable d’exploiter un tel outil. Toutefois, renseignez-vous sur l’entretien professionnel obligatoire, afin de mieux comprendre l’utilité d’un logiciel pour simplifier la gestion des ressources humaines d’une entreprise.

Par ailleurs, notons qu’un logiciel de gestion des entretiens professionnels offre plusieurs fonctionnalités. À titre d’exemple, il permet de lancer des campagnes d’entretiens professionnels. Il sert également à établir les formulaires d’entretien. De plus, l’employer peut s’en servir pour confirmer un rendez-vous d’entretien professionnel. Il est également possible avec certaines mises à jour d’envoyer des notifications aux employés pour leur rappeler la tenue de cette séance.

À quoi servent ces entretiens ?

Un entretien professionnel peut être assimilé à un rendez-vous auquel un employeur convie un salarié pour un échange lié à sa carrière professionnelle. Il est obligatoire et doit être réalisé tous les 2 ans au moins au sein des entreprises. Il peut être également initié en cas d’absence de l’employé, suite à une longue maladie, à un congé sabbatique ou de maternité.

L’entretien professionnel est un moment d’échange entre le manager et le salarié. Il permet notamment de construire ou d’affiner le projet professionnel de ce dernier.

Dans ce cadre, l’entretien professionnel vise à accompagner l’employé dans ses perspectives d’évolution professionnelle. Au cours de l’entretien, le bilan du parcours professionnel de ce dernier est réalisé. De plus, il s’informe sur les accompagnements dont il peut bénéficier pour suivre des formations complémentaires. Il s’agit notamment de :

• la validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE),
• l’activation du compte personnel de formation,
• le conseil en évolution professionnelle, etc.

Par ailleurs, l’entretien professionnel permet à l’entreprise de faire le point sur les compétences dont elle dispose. Il lui permet aussi de faire évoluer ses meilleurs employés, en leur proposant des formations. De plus, il l’aide à évaluer le budget de formation qui lui sera nécessaire à cet effet.

L’entretien professionnel est un dispositif essentiel à toute entreprise qui se veut prospère. Il lui permet d’optimiser en quelque sorte les compétences de ses employés. Ceux-ci pourront alors envisager des évolutions professionnelles, mais aussi réfléchir sur leurs apports dans la société.

Est-ce le patron qui doit mener les entretiens professionnels ?

En entreprise, la personne chargée de mener les entretiens professionnels varie selon la taille de l’entreprise. Ainsi, dans une petite entreprise de moins de 10 salariées, cette tâche peut être assurée par le chef d’entreprise lui-même. Par contre au sein d’une grande entreprise, c’est au responsable des ressources humaines que revient cette responsabilité.

Par ailleurs, le responsable hiérarchique direct du salarié peut lui aussi conduire cet entretien. De plus, soulignons qu’il est tout à fait possible que le responsable hiérarchique ainsi que le responsable du service des ressources humaines soient tous deux présents lors de l’entretien professionnel d’un salarié. Ils peuvent ainsi mener un entretien professionnel pour le même employé. Toutefois, il sera nécessaire d’avertir le salarié sur la méthode à adopter.

Quels sujets aborder lors de l’entretien obligatoire ?

L’entretien professionnel obligatoire fait partie des entretiens les plus importants au sein des entreprises. Au cours de ce tête-à-tête entre le responsable hiérarchique (ou toute autre personne déléguée pour cette tâche) et le salarié, il sera essentiellement question de faire le point sur les perspectives d’évolution de ce dernier.

À cet effet, le responsable hiérarchique doit avant tout mettre l’accent sur le parcours professionnel de l’employé. Dans ce cadre, il peut lui demander de lui faire un bilan sur les missions actuelles de son poste. Il peut également lui demander s’il est satisfait de son parcours professionnel. L’entretien professionnel est aussi une occasion pour l’employeur de demander à son salarié s’il a besoin d’autres compétences pour évoluer sur le plan professionnel.

Si l’employé a déjà plusieurs années d’ancienneté au sein de l’entreprise, il peut lui demander les évolutions constatées dans sa carrière depuis le dernier entretien. Par ailleurs, il doit l’interroger sur les formations suivies et les améliorations constatées. Notez également qu’au cours d’un entretien professionnel, il peut être demandé à l’employé les moyens et les actions nécessaires pour son évolution professionnelle. Dans ce cadre, le responsable hiérarchique peut lui proposer un changement de poste si nécessaire.

Au cours de l’entretien professionnel, le responsable hiérarchique doit éclairer le salarié sur la possibilité de bénéficier d’un accompagnement pour suivre ses formations professionnelles. Il peut alors évoquer l’utilisation du Compte Personnel de Formation, si le salarié souhaite suivre des formations complémentaires. Il doit également lui rappeler qu’il a la possibilité d’avoir recours au dispositif de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE). De même, il doit lui demander s’il souhaite utiliser le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP). Toutes ces recommandations au cours de l’entretien ont différents buts.

Combien de temps dure un entretien professionnel ?

Le principal but d’un entretien professionnel est d’amener le salarié à faire part de son projet professionnel. À cet effet, il est recommandé de l’avertir 8 à 15 jours à l’avance, afin qu’il puisse se préparer en conséquence. Ainsi, le jour J, il sera plus ouvert à la discussion et il pourra exprimer clairement ses besoins.

En ce qui concerne la durée d’un tel entretien, elle ne peut être réellement définie. En effet, ce rendez-vous invite au dialogue et à l’écoute mutuelle des deux parties. Ainsi sa durée peut donc varier d’un entretien à un autre, car tous les employés ne présentent pas les mêmes besoins. Il faut toutefois y consacrer assez de temps pour mieux cerner les possibilités de suivi du salarié et mieux le conseiller. Néanmoins, on estime qu’un entretien professionnel devrait idéalement durer entre 1 h 30 et 2 h.

Faut-il faire un bilan de l’entretien et le partager avec l’employé ?

À l’issue de tout entretien professionnel, une synthèse doit être réalisée. Celle-ci doit être produite en deux exemplaires. L’un à l’endroit du chef de service des ressources humaines et l’autre pour le compte du salarié. L’employeur est tenu de partager ce bilan avec le salarié. Il constitue en effet une preuve incontestable de la tenue de l’entretien professionnel. Il lui permet également d’avoir un œil sur l’évolution de sa carrière.

Par ailleurs, notez que la synthèse de l’entretien professionnel sert de feuille de route au responsable des ressources humaines. Elle lui permet de suivre l’évolution professionnelle de l’employé et de mettre en œuvre un plan d’action pour combler ses besoins en termes de formation ou de changement de poste. De plus, le bilan de l’entretien professionnel permet au chef service de faciliter la préparation des entretiens professionnels à venir.

Pour établir le bilan d’un entretien professionnel, le chef service doit y faire apparaître certains éléments. Il s’agit notamment du nom et prénom de l’employé, mais aussi de ceux du chef de service des ressources humaines. On doit également retrouver sur la synthèse : la date de tenue de l’entretien, le résumé sur le parcours professionnel de l’employé, ainsi que les possibilités d’évolution professionnelle.

Les sanctions encourues en cas de non-respect des dispositions relatives à l’entretien professionnel

Comme expliqué plus haut, l’entretien professionnel est obligatoire dans les entreprises. Il doit être réalisé tous les deux ans, quelle que soit la taille de l’entreprise. À cet effet lorsqu’une entreprise ne réalise pas d’entretien professionnel avec ses collaborateurs, elle encourt plusieurs sanctions.

Dans les entreprises ayant plus de 50 salariés, l’employeur a l’obligation de verser une somme de 3000 euros sur le compte de formation professionnelle de chaque employé. En cas de manquement à cette sanction, l’employeur recevra une mise en demeure. Il devra par la suite verser le double de l’insuffisance constatée.

En ce qui concerne les entreprises ayant moins de 50 salariés, l’employeur devra assurer le maintien du poste de ses employés. De plus, il devra veiller à l’évolution professionnelle de ces derniers.