Depuis le 1er janvier 2020, l’État français oblige les entreprises à fournir une facture électronique à leurs clients et à leurs fournisseurs. Pour être en conformité avec la loi, elles doivent convertir toutes les factures papier en factures numériques. C’est ce qu’on appelle la « dématérialisation de documents ». Cette opération est rendue possible grâce à des logiciels spécifiques. Ils permettent non seulement de gagner en productivité, mais aussi d’optimiser le coût de traitement des factures.
Qu’est-ce que la dématérialisation de factures ?
La dématérialisation de documents est un processus qui consiste à transformer les supports papier en format numérique, grâce à un système d’information. De nos jours, tous les documents peuvent être dématérialisés :
- les bulletins de paie,
- les factures clients,
- les contrats, etc.
Selon la loi, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises. Ici, il n’est pas seulement question d’envoyer une facture par courriel, mais de réorganiser en profondeur le système de comptabilité, afin d’automatiser l’envoi des factures. Les procédures de facturation, les tâches à réaliser, la signature, etc., le processus de traitement en entier est dématérialisé. Pour les entreprises qui n’ont pas encore sauté le pas, trouver un logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs fiable et efficace est une bonne option, afin de traiter rapidement les factures.
Pourquoi dématérialiser les factures ?
Dans le monde de l’entreprise, la dématérialisation des factures est recommandée pour limiter les supports d’information matériels et pour répondre au concept du « zéro papier ».
Pour gagner du temps et de l’argent
Malgré les avancées technologiques, bon nombre d’entreprises repoussent encore le système de facturation dématérialisé et préfèrent utiliser la vieille méthode des factures papier. Par habitude ou par peur du changement peut-être.
Pourtant, la facture électronique représente un véritable atout pour l’entreprise. Non seulement parce qu’il résout le problème de l’archivage physique des factures papier, mais aussi parce qu’il permet un véritable gain de productivité. Qui dit amélioration de la productivité, dit plus d’argent.
Un logiciel spécifique pour ne plus perdre vos factures
Grâce à cet archivage électronique, vous pouvez centraliser vos factures sur une plateforme unique. Les données comptables sont en effet intégrées dans l’ERP de l’entreprise où elles sont archivées pendant une durée légale de conservation. Vous ne serez alors plus confronté au même problème : la perte des factures. De plus, vous n’aurez plus à stocker les factures papier qui peuvent prendre énormément de place.
La mise en œuvre de ces procédures est rendue possible grâce à un outil spécifique appelé GED. C’est ce qui permet d’automatiser les traitements de facturation.
Une facture numérique offre aussi une économie substantielle
Comme nous l’avons déjà dit, la dématérialisation des factures permet de réduire les supports papier dans l’entreprise et d’éviter l’archivage physique des factures. Grâce à ce système, vous pouvez stocker, modifier et retrouver facilement vos documents, même après leur numérisation. Cela vous permet d’optimiser votre espace de travail.
Au-delà de cet avantage, ce processus vous fait aussi bénéficier d’une économie substantielle. Vous n’aurez effectivement plus à dépenser dans la saisie de factures, dans l’achat de papier, dans la validation et dans le paiement.
Une facture dématérialisée ne vous coûte que 3 € en moyenne, contre 12 € pour une facture physique. Voyez par cette grande différence de prix le gain financier que la dématérialisation des factures vous offre. Lorsque vous automatisez votre gestion de facturation, vous générez des économies à hauteur de 50 % au moins.
Une diminution du temps de traitement
À l’heure où la digitalisation est en plein essor, l’inefficacité des documents papier se fait réellement sentir. La gestion manuelle de la facture retarde énormément le travail des entreprises, tant elle est fastidieuse. En plus d’être coûteux, le traitement des factures engendre une succession de tâches répétitives, comme la saisie des données, la réception, le tri et le classement des factures. Commence alors une course contre la montre, puisqu’il faut saisir et valider au plus vite les factures, afin qu’elles puissent être payées dans les meilleurs délais.
Face à ce problème, le recours à la gestion électronique des factures devient indispensable. Grâce à la dématérialisation des factures, vous allégerez nettement votre travail en évitant la saisie manuelle des documents. Des erreurs peuvent d’autant plus survenir lors de la réalisation des factures papier. Avec le numérique, vous n’aurez pas à passer des heures dans la correction de ces erreurs. De quoi économiser jusqu’à 30 % du temps de traitement des factures.
La digitalisation des factures ne vous offre alors pas seulement un gain financier, mais aussi un gain organisationnel.