Le secteur événementiel a connu de grands changements au cours de ces dernières années. On assiste en effet à l’apparition de rencontres hybrides caractérisées par une combinaison du physique et du virtuel (phygital). Inscrites dans l’air du temps, celles-ci ont l’avantage d’être innovantes, conviviales et pratiques. Elles constituent d’ailleurs une excellente alternative aux rencontres classiques. Toutefois, la réussite de ce genre d’événement requiert une organisation rigoureuse ainsi que la prise en compte de plusieurs paramètres. Voici les points à considérer pour réussir.

Événement phygital : définissez vos objectifs

Il est important de définir vos objectifs en amont pour assurer la réussite de votre projet. L’idée est de se poser les bonnes questions afin d’y voir plus clair. Quelle est la raison d’être de cette conférence/assemblée générale/convention ? Pourquoi avez-vous choisi le format hybride ? Pour plus d’efficacité, il est important d’avoir des objectifs quantitatifs, mais également des objectifs qualitatifs. En outre, il faudra déterminer votre cible. Ce qui vous permettra de définir plus facilement le ton à employer, le contenu ainsi que la durée de l’événement.

Collaborez avec une agence événementielle pour augmenter vos chances de réussite

Beaucoup d’entreprises font appel à une agence qualifiée pour l’organisation de leurs événements hybrides : des experts comme Group Ideal par exemple disposent d’un savoir-faire et d’une expertise locale qui leur permettent de concevoir des événements personnalisés. Des points tels que vos objectifs, votre cible et votre culture d’entreprise seront pris en compte pour une prestation sur mesure.

C’est d’ailleurs grâce à cela que vous bénéficierez des meilleurs conseils et suggestions pour l’organisation. De plus, l’agence événementielle offre un accompagnement global aux entreprises. Elle intervient ainsi à toutes les phases du projet : animations, décoration du lieu, storytelling, traiteur, concept, matériel, etc.

Élaborez un programme qui attire l’attention

Pour réussir un événement phygital, il faut qu’il soit à la fois adapté au physique et au virtuel. En d’autres termes, le contenu doit pouvoir facilement être transposé d’un univers à un autre. D’autre part, il est impératif de capter l’attention de l’auditoire. Les participants à distance ont une grande propension à se disperser, car ils sont plus difficiles à maîtriser que les participants physiques.

Vous devrez donc faire le nécessaire pour que le programme soit pertinent et attractif. L’idée est donc de maintenir une offre de contenu intéressante pendant toute la durée de l’événement. Il est également important que les interventions soient courtes pour assurer un rythme plus soutenu. En termes de contenus, nous vous conseillons de miser sur des infographies, des vidéos, des slides, etc. Il faudra aussi utiliser un ton dynamique et entrainant.

Assurez une excellente interactivité afin d’impliquer les participants

L’interactivité est indispensable pour capter l’attention des participants à distance. Ceux-ci doivent avoir la possibilité d’être actifs comme s’ils étaient sur les lieux de la rencontre. Cela leur donne en effet le sentiment d’avoir véritablement participé et apporté une valeur ajoutée à l’événement.

Nous vous conseillons de créer une interactivité chaque 15 minutes avec des questions/réponses, des votes, des quiz… Pour ce faire, servez-vous des outils dédiés.

Ne négligez pas le partage de fichiers

Tous les moyens sont bons pour que votre événement hybride réussisse. Celui-ci devra aussi être ludique et facile d’accès. À cet effet, n’hésitez pas à proposer des documents utiles, des présentations attrayantes, des photos et d’autres fichiers aux participants. C’est un excellent moyen de les retenir.

Anticipez les problèmes techniques

Pour que votre événement hybride soit une véritable réussite, il faut que le matériel utilisé soit de bonne qualité. Cela lui donnera plus de crédibilité. De plus, il faut miser sur la qualité du son, mais également des images. L’ensemble des réglages doit être effectué par des experts du domaine. En ce sens, les agences événementielles disposent des capacités et des prestations techniques nécessaires pour vous appuyer.

L’autre défi est lié à la retransmission en direct. En d’autres termes, il y a des points techniques supplémentaires à prendre en compte : habillage vidéo, régie, connexion réseau, plateforme de diffusion.

Enfin, pensez à mettre en place des salles d’attente virtuelles pour les participants et les orateurs. Grâce à cela, vous pourrez tester le navigateur et les périphériques. Ce qui vous permet d’éviter le stress du direct qui débute avec des problèmes de son ou d’image. Vous devez vérifier en amont que tout est prêt pour démarrer à l’heure, sans aucun risque de retard.

Choisissez une bonne plateforme de gestion d’événement phygital

Il existe de nombreuses plateformes de gestion d’événement phygital. Toutefois, il faut savoir que certaines sont plus puissantes que d’autres. Vous devez ainsi choisir la bonne plateforme pour attirer le plus de participants et de sponsors. Pour ce faire, plusieurs points sont à prendre en compte.

D’abord, la plateforme doit proposer tout ce dont vous avez besoin pour la réussite de la rencontre. Dans cette même dynamique, elle doit mettre à votre disposition un certain nombre d’outils pour faire bonne impression tout au long de l’événement.

En outre, elle doit posséder les capacités interactives nécessaires pour assurer la connexion entre les deux segments d’audience. C’est en réalité ce qui permettra d’augmenter l’engagement. Enfin, la plateforme en question devra proposer une application mobile dédiée à l’événement et un site web ergonomique.

Dans le cas où votre rencontre impliquerait des intervenants étrangers qui ne partagent pas la même langue que les participants, vous aurez besoin d’une traduction en live. Celle-ci devra être transmissible sur le web. Choisissez alors une plateforme dotée d’outils de traduction en live.

Faites appel à des influenceurs

L’influence est le nouveau pouvoir du siècle. Vous devez en user afin que votre événement hybride ait une plus grande portée. On sait d’ores et déjà que plus un événement est relayé et plus l’audience sera grande. Si vous voulez obtenir le plus grand nombre de participants, alors faites appel à des influenceurs. Présents sur les lieux, ceux-ci pourront faire des lives, des tweets ou encore des stories sur leurs pages sur les réseaux sociaux.

N’oubliez pas d’envoyer un mail de remerciement à tous les participants. Joignez-y un questionnaire de satisfaction afin de faire un suivi et de mesurer les retombées. Cela vous permettra de vous améliorer pour les événements à venir. Enfin, faites-vous accompagner par une agence spécialisée qui se chargera de l’organisation sous votre supervision.