Que vous soyez une entreprise ou une association, l’organisation d’un évènement nécessite l’expertise de professionnels. Comment faire son choix parmi les nombreuses agences qui proposent leurs services ? Quelques critères à prendre en compte.

Le sens du relationnel d’une agence évènementielle

L’organisation d’un évènement va bien au-delà du fait de réunir des participants dans un même lieu. Une agence évènementielle doit promouvoir l’image de marque, mais également les valeurs de votre entreprise. L’organisation d’un séminaire ou d’un voyage incentive nécessite la création de contenus pertinents et créatifs visant à optimiser la visibilité de l’évènement ou de la marque. L’agence évènementielle se doit donc d’interagir avec le public via différents canaux, avant, pendant et même après l’évènement. Par exemple en Ile de France, il est possible de privilégier un organisateur d’évènement comme Event-success.com qui compte plusieurs années d’expérience dans le domaine de l’évènementiel et de l’organisation de séminaire. Cependant, avant de choisir un organisateur d’événements, vous devrez déterminer vos objectifs, votre cible ainsi que le budget fixé. En fonction de cela, les experts en évènementiel se chargeront :

• de définir le thème
• des animations
• de créer le décor
• de gérer la logistique et les problèmes techniques.

Le niveau de professionnalisme d’un organisateur d’événement

Pour évaluer le professionnalisme d’une agence évènementielle, il vous suffit de visiter son site web. Observez la façon dont l’organisateur d’évènement se présente en ligne, s’il propose des prestations ou des contenus originaux. D’autre part, consultez les blogs ainsi que les réseaux sociaux de l’agence en question. Apporte-t-elle de la valeur ajoutée aux clients et aux prospects ? Est-elle à l’écoute de son public et veille-t-elle aux évolutions du marché ? Le niveau de professionnalisme d’une agence évènementielle s’estime surtout par sa capacité à s’adapter aux demandes toujours changeantes du marché.

Attention aux références de l’agence évènementielle également. Avant de la choisir pour l’organisation d’un séminaire, d’un dîner d’affaires ou d’un voyage incentive, prenez le temps de consulter les sites internet des organisateurs d’évènement que vous aurez sélectionné. Les plus sérieux n’hésitent pas à y afficher les noms des enseignes ou des entreprises avec qui ils ont travaillé. Cela vous permettra de déterminer les compétences réelles de l’agence. En effet, un organisateur d’évènement est amené à intervenir sur le plan intellectuel à travers les conseils et l’élaboration des concepts. Dans le même temps, il doit assurer la partie opérationnelle du projet : organisation, réservation de la salle de réunion, gestion et communication.

Les tarifs appliqués des agences évènementielles

Les tarifs restent un critère primordial lorsqu’il s’agit de choisir un organisateur d’événement sérieux. Si pour certaines agences les devis sont gratuits et sans engagement, d’autres ne transmettent leur tarif qu’après le paiement d’un acompte. Prenez toujours en considération le rapport qualité/prix. En cas de doute, n’hésitez pas à comparer différents devis avant de faire votre choix. L’agence doit y définir clairement ses honoraires, mais aussi sa marge. Sachez que la transparence du budget reste la base d’une relation de confiance entre l’entreprise et l’organisateur d’évènement.