Pour qu’une entreprise soit productive, l’environnement professionnel de ses salariés ne doit jamais être négligé. Parmi les points à considérer figure le confort des outils et de l’espace de travail. En effet, un bon agencement des locaux et l’optimisation de l’espace de travail sont primordiaux. Une révision régulière est non seulement nécessaire pour que les locaux restent fonctionnels, mais elle contribue surtout au bien-être et donc à l’efficacité des salariés. Ces derniers passent la majorité de leur temps au travail, il est donc essentiel de tout faire pour qu’ils s’y sentent bien. Mais quels sont les éléments à étudier et les points à privilégier pour qu’un bureau soit bien agencé ? Découvrez nos conseils dans cet article.
Gagnez de la place en utilisant des équipements appropriés
Le choix des équipements à utiliser au bureau ne s’improvise pas et doit être bien étudié pour gagner le plus d’espace possible. Avant de les choisir, il est donc nécessaire d’examiner l’ergonomie et la qualité du mobilier. Vous pourrez ainsi assurer le confort de vos collaborateurs.
Le mobilier de rangement
Pour bien ordonner et agencer au mieux votre espace de travail, il est important de se procurer des solutions de rangement adaptées. Dans cette optique, n’hésitez pas à faire appel à DBA, spécialiste du mobilier de rangement pour les professionnels, afin de trouver des systèmes pratiques et ingénieux qui répondent à vos exigences. Vous pouvez orienter votre choix vers du mobilier métallique polyvalent, que vous pourrez installer dans vos locaux ou votre atelier pour ranger vos outils de travail, ou encore mettre dans votre bureau pour faciliter l’archivage de vos dossiers.
Les mobiliers de rangement sont incontournables au sein d’une entreprise pour leur côté pratique, mais aussi pour le gain d’espace qu’ils représentent. Vous avez en effet la possibilité de ranger les vêtements et les tenues de travail de vos salariés. Ce type de rangement est également idéal pour stocker les matériels et consommables informatiques de la société. Vous pouvez aussi y stocker vos divers produits chimiques, notamment les produits de nettoyage, afin qu’ils soient conservés en toute sécurité.
Notez qu’il existe également des espaces de stockage dits « intelligents ». Ils vous facilitent la tâche pour l’archivage de vos dossiers et vous offrent ainsi un gain de temps inestimable lors de la recherche de documents.
Le mobilier de bureau
Le choix de son mobilier de bureau doit allier ergonomie et confort. C’est important pour que celui-ci puisse intégrer parfaitement l’environnement de travail.
Il est par exemple conseillé d’orienter son choix vers du mobilier de bureau facilement déplaçable. Quant aux rangements, ils doivent être limités au strict nécessaire pour éviter d’encombrer inutilement l’espace de travail.
Vous pouvez opter pour des armoires de bureau à rideaux qui vous proposent un système de classement de dossier efficace. Il vous est également possible de choisir des meubles à clapets ou des armoires à portes battantes pour un rangement optimal de vos dossiers plus volumineux. Les classeurs à tiroirs sont aussi très utilisés pour leurs dossiers suspendus.
En ce qui concerne leurs emplacements, il est recommandé de bien les étudier pour que leur utilisation ne pose pas de problème à vos collaborateurs. Vous devez les placer en fonction de l’activité quotidienne et des besoins spécifiques des employés.
Optimisez l’espace par un bon aménagement
L’aménagement minutieux est l’une des méthodes les plus efficaces pour optimiser un espace de travail.
Regroupez les collaborateurs travaillant sur le même dossier
Afin d’aménager au mieux l’espace de travail d’une entreprise, il est préférable de rapprocher les salariés qui seront amenés à travailler souvent ensemble.
Pour que l’espace soit bien optimisé, la répartition physique des salariés est primordiale. Vous avez le choix de les répartir en open space ou en bureaux cloisonnés. Lors de votre agencement, il est conseillé de placer à proximité les personnes ou les services qui sont très souvent en relation. Cela vous permet de limiter au maximum les allers retours qui peuvent s’avérer perturbants et entrainer la déconcentration des autres collaborateurs.
Optez pour l’open space
Avec le temps, les espaces de travail ont beaucoup évolué. De nos jours, de nombreux bureaux individuels et espaces de travail cloisonnés ont été convertis en un unique espace ouvert : l’open space.
Ce type d’espace de grande taille peut recevoir de nombreux collaborateurs, ce qui le rend très plébiscité de nos jours. Il peut effectivement accueillir plusieurs salariés en simultané. Avec cette configuration de bureau, vous avez la possibilité de gagner plus de place et de libérer des mètres carrés pour des activités annexes comme une salle de repos ou une salle de réunion.
Lors de votre agencement, il est primordial de laisser des couloirs de circulation suffisants. Cela est indispensable pour que les salariés puissent se déplacer aisément dans le local, mais surtout afin d’éviter de gêner les autres employés.
Mettez en place un espace pour les échanges vocaux
Cet espace est nécessaire dans l’aménagement d’un espace de travail en entreprise. Il est surtout réservé pour les appels téléphoniques, les réunions informelles et la conversation avec les clients. Ces différents échanges peuvent en effet être sources de bruits désagréables pouvant gêner les autres collaborateurs.
Il est donc essentiel d’optimiser son espace de travail en pensant à cet espace pour réduire le manque de concentration. Vous pouvez aménager une pièce dédiée où il sera possible d’échanger à voix haute, comme une salle de réunion ou une salle de conférences.
Choisissez un espace de travail modulable
Le principal but d’une entreprise est d’accroitre son chiffre d’affaires et de développer son activité. Lorsqu’on parle d’évolution, cela est toujours accompagné du développement de l’équipe et de l’arrivée de nouveaux collaborateurs. De ce fait, il est nécessaire de penser à long terme lors de l’aménagement de votre espace de travail. Il est alors préférable de choisir un espace de travail modulable. Ce choix vous permettra d’éviter des dépenses supplémentaires et du temps perdu à chercher de nouveaux locaux pour vos futurs nouveaux employés.
D’autres conseils utiles pour l’aménagement de l’espace de travail
Pour qu’un espace de travail soit accueillant et fonctionnel, un excellent aménagement et une optimisation de l’espace sont nécessaires. Que ce soit pour assurer la productivité des salariés, ou encore pour véhiculer une image positive de votre entreprise, ce sera toujours un plus.
La dématérialisation des documents
Pour gagner plus de place sur son espace de travail, il est important de numéroter les documents papier. Cette méthode est très plébiscitée par les entreprises pour économiser de l’espace. Vous pouvez pour cela faire appel à des entreprises spécialisées en dématérialisation, numérisation et archivage électronique des documents. Vous gagnerez ainsi plus de place, mais vous faciliterez surtout le travail de vos collaborateurs avec des fichiers partagés.
Optimisez l’espace selon les besoins de vos collaborateurs
Chaque entreprise est unique et a ses propres contraintes. De ce fait, il est important d’écouter les besoins de ses salariés pour optimiser au mieux leur espace de travail.
Lors de l’établissement de votre cahier des charges, il est vivement conseillé d’opter pour une technique ergonomique qui propose plus de confort. N’hésitez pas à faire un aménagement sur-mesure en orientant par exemple votre choix vers des tables ergonomiques.
Si le « desk-sharing » ou le partage de bureaux est très tendance dans de nombreuses entreprises, il est quand même nécessaire de l’adapter en fonction de votre secteur d’activité. Celui-ci ne convient pas forcément à toutes les sociétés.
Veillez à une luminosité suffisante dans l’espace de travail
Au niveau de l’emplacement de votre mobilier de bureau, il faut favoriser les espaces qui sont bien exposés à la lumière naturelle. Il faut savoir que la luminosité venant du rayon de soleil est très bénéfique, car elle procure des ondes positives, que ce soit pour l’esprit ou pour le corps. Il s’agit donc d’un point à ne pas négliger lors de votre aménagement. Un bureau bien éclairé est très confortable, mais apporte surtout de la bonne humeur à vos salariés, ce qui ne manquera pas d’impacter leur efficacité et leur productivité. Installez donc vos bureaux perpendiculairement à la source de lumière naturelle présente dans la pièce.