Depuis la pandémie de Covid-19 et les confinements successifs, les conférences téléphoniques sont devenues une pratique de communication courante en entreprise. La conférence téléphonique permet de maintenir le lien entre différentes équipes qui travaillent à distance et ne peuvent pas se réunir dans un lieu commun. Elle supprime les barrières géographiques tout en faisant gagner du temps à l’ensemble des collaborateurs qui y participent. Cette nouvelle méthode de réunion offre de nombreux avantages en termes d’organisation et de gain de temps. Cependant, l’organisation d’un « conference call » (ou « conf call ») est plus contraignante qu’une simple réunion, surtout d’un point de vue technique. À défaut de bonne organisation en amont, il est assez fréquent que l’on assiste à une perte conséquente de temps. Une conférence téléphonique efficace implique donc d’avoir toutes les cartes en main afin de garantir un appel de qualité irréprochable.

Une conférence téléphonique dure en moyenne 48 minutes. Pour ne pas perdre en efficacité et rendre la collaboration plus agréable, il est essentiel de prendre le temps d’organiser dans leur globalité vos conférences téléphoniques. Voici donc nos conseils pour les organiser au mieux, afin qu’elles soient le plus efficaces possible.

Faites appel à un professionnel des télécoms pour installer du matériel performant et adapté

Le choix d’un matériel performant conditionne l’efficacité d’une conférence téléphonique. L’idéal est de confier l’installation à un professionnel qualifié et expérimenté, afin de bénéficier de son expertise et de ses compétences techniques en la matière.

Une conférence téléphonique exige l’emploi de fonctionnalités téléphoniques avancées. Si la télécommunication se trouve par exemple au cœur de votre entreprise, il est nécessaire que vous fassiez les bons choix technologiques. En bénéficiant de l’accompagnement d’une entreprise de télécoms professionnelle, vous avez la garantie de bénéficier d’un matériel de téléphonie parfaitement adapté à votre budget et à vos besoins.

Par ailleurs, pour vous simplifier la tâche, le professionnel s’occupe de tout : de l’installation des équipements divers à la programmation des fonctionnalités dont vous avez besoin. Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, vous bénéficierez d’un matériel sur mesure, robuste et fiable pour tenir une conférence téléphonique de qualité auxquels pourront participer vos collaborateurs aux quatre coins du monde.

Outre les travaux d’installation, les professionnels de la télécommunication fournissent également un service de dépannage et de maintenance, afin de garantir un fonctionnement optimal de tous vos équipements d’audioconférence. Si nécessaire, ils peuvent même s’occuper du déménagement de l’ensemble de vos installations.

Autre point essentiel à retenir : une conférence téléphonique nécessite des fonctionnalités téléphoniques avancées. Une entreprise de télécoms peut vous proposer des solutions innovantes et économiques. Ces outils assurent un déploiement rapide et d’excellente qualité. Ils s’adaptent parfaitement aux entreprises qui organisent souvent des réunions téléphoniques.

Une entreprise de télécoms se charge également de votre parc internet. Elle prend tout en main : depuis la configuration de la connexion Wifi jusqu’à l’installation de la fibre optique haut débit, en passant par la configuration de votre routeur 4G. Elle va jusqu’à adapter votre accès internet en fonction des besoins et des attentes de votre entreprise.

Vous n’êtes pas sans savoir que pour mener à bien vos réunions virtuelles, vous devez disposer d’une connexion fiable, fluide et sécurisée. Il est aussi impératif que la connexion internet de votre réseau soit suffisamment puissante pour supporter une conférence téléphonique. Les flux vidéo et audio, ainsi que les données de vos outils de conférence téléphonique seront acheminés vers le point de sortie internet et vers les différents destinataires. Il convient donc de disposer d’une ligne puissante afin de garantir des conférences téléphoniques claires et fluides en toutes circonstances.

Quels équipements installer pour tenir une conférence téléphonique de qualité ?

Une conférence téléphonique se déroule soit en vidéo, soit en audio. Chacune utilise des équipements différents. Par exemple, une audioconférence nécessite une « pieuvre téléphonique ». Cette dernière capte les paroles de tous les participants. Elle diffuse également un son de qualité.

1. Un ordinateur ou une tablette

L’ordinateur et la tablette sont indispensables pour organiser comme il se doit une conférence téléphonique. Ces outils technologiques réunissent les participants à la réunion virtuelle dans une salle virtuelle. Bien évidemment, il faudra les connecter à un réseau internet. Pensez également à y installer un logiciel de conférence en ligne pour être pleinement fonctionnel.

Tous les ordinateurs et les tablettes sont équipés aussi de micro. Ce dernier est indispensable pour que chaque participant soit entendu par les autres. Autrement dit, cet outil vous aide à vous faire entendre plus clairement par les personnes présentes lors de la réunion virtuelle.

2. Un casque

Le casque est aussi un incontournable pour assister à une conférence téléphonique. Il vous sera particulièrement utile pour entendre clairement ce qui se dit au cours de cet événement. D’emblée, il est impératif que chaque participant se trouve dans un endroit relativement calme. Si vous êtes contraint de suivre la réunion dans un environnement bruyant (au restaurant, dans le métro, à la maison, au cybercafé, etc.), l’usage d’un casque audio peut se révéler très pratique.

Les modèles de casque les plus aboutis sont capables d’isoler les bruits extérieurs. Ils permettent également de percevoir chaque détail de la conférence. Pour les rendre fonctionnels, il suffit de les connecter à votre ordinateur ou à votre tablette et de les placer sur vos oreilles.

3. Une webcam

Présente sur votre ordinateur ou sur votre tablette, la webcam assure que chaque participant soit visible par les autres. Autrement dit, ce dispositif vous permet de vous voir mutuellement. Certains chefs d’entreprise tirent profit de cet accessoire pour s’assurer du sérieux de leurs collaborateurs lors d’une réunion à distance.

Notez que la qualité d’image dépend grandement de la marque, du modèle et des caractéristiques de la webcam.

4. Un système et un logiciel web de réunion à distance

Pour mener à bien une conférence téléphonique, il vous faut également un logiciel spécifique de communication unifiée. Le choix de ce logiciel se fera en fonction de la qualité de la vidéo et de l’audio. Parmi les programmes les plus performants, retrouvez TeamViewer et Mikogo. Ils ont la particularité d’offrir une expérience immersive sans pareille.

En termes de systèmes de visioconférence, optez plutôt pour Zoom, Skype, Teams ou encore Google Live. Ces logiciels se démarquent par les expériences qualitatives qu’ils offrent.

Adoptez les bonnes pratiques pour organiser une conférence téléphonique efficace

Lorsqu’il est question de conférence téléphonique, l’organisation ne concerne pas uniquement l’achat de matériel adapté. Vous devez également adopter les bonnes pratiques pour garantir l’efficacité de vos réunions.

1. Définissez l’ordre du jour

Quelques jours avant la conférence, il est judicieux de faire le point sur les objectifs et les différents éléments qui seront abordés durant celle-ci. De cette façon, une fois le jour J arrivé, personne ne perdra de vue l’objectif principal de la réunion.

Des objectifs et des points importants définis au préalable orientent et structurent en effet la conférence téléphonique. Ils vous guident, vous et vos collaborateurs, à travers toutes les phases de la réunion. Ils permettent aussi de définir les tâches à réaliser par la suite, chacun de votre côté, pour atteindre les objectifs.

Conseil : pensez à limiter le nombre de points à évoquer durant la conférence. Ainsi, vos collaborateurs comprendront plus facilement ce que vous attendez d’eux et resteront plus attentifs tout au long de la réunion.

2. Ciblez les participants

Plus il y a de participants à une conférence, plus il est compliqué de suivre une direction précise. Par ailleurs, en invitant trop de monde à participer à votre conférence téléphonique, il vous sera difficile de garder l’attention des participants. Pour éviter les problèmes de saturation, sélectionnez astucieusement les participants à la réunion.

Pour ce faire, basez-vous sur les points à aborder et les objectifs de la conférence. Si certains participants doivent impérativement y participer, la présence d’autres participants n’est pas obligatoirement indispensable. De même, sélectionnez des personnes dont le niveau hiérarchique est plus ou moins le même. Ainsi, le poids de la parole sera similaire.

En ciblant les participants, vous êtes certain que chacun apportera ses idées et ses propositions. Personne n’aura de difficulté à s’exprimer ou à se faire entendre.

3. La ponctualité : un élément vital pour une conférence téléphonique efficace

La ponctualité constitue un élément primordial lors d’une conférence téléphonique. En effet, il est difficile de commencer une réunion en sachant qu’un ou plusieurs participants ne sont pas encore en ligne. Si vous êtes l’organisateur de la réunion, assurez-vous donc que chaque participant soit ponctuel. Si nécessaire, envoyez-leur un petit rappel par mail sur l’heure de la conférence, en début de journée par exemple.

Avant le début de la conférence, prenez aussi quelques minutes pour vérifier que votre équipement fonctionne correctement. Pensez à vérifier la batterie de votre ordinateur ou de votre tablette. Testez également tous vos outils de collaboration virtuelle à l’avance.

4. Captez l’attention de tous les participants

Votre voix est votre unique moyen de captiver votre audience durant une conférence téléphonique. Avec le ton et le débit adaptés, tout le monde arrivera à vous suivre sans s’ennuyer.

Autre astuce : favorisez les interactions entre les participants. N’hésitez pas à leur poser des questions ou à solliciter leur avis. De cette façon, vous permettez à chacun de s’impliquer individuellement dans la réunion.