Le tampon encreur est un outil indispensable à toutes les entreprises. Il permet de tamponner les documents officiels comme les contrats d’assurance, les contrats de mutuelle, les contrats avec les partenaires… On l’utilise également pour personnaliser des documents de communication standards (brochures, flyer…). Il est évidence que l’outil permet à la fois de gagner du temps et de sécuriser les documents. Découvrez dans cet article 5 types de tampons utiles aux sociétés.
Le tampon officiel d’entreprise pour authentifier rapidement des documents
Le tampon officiel d’entreprise est un tampon qui permet d’identifier facilement une entreprise. On l’utilise principalement pour authentifier les documents de la société. On y retrouve généralement les mêmes informations que sur l’en-tête des documents d’une entreprise :
- la dénomination sociale de la société,
- la forme juridique de l’entreprise,
- le montant du capital social de l’entreprise,
- l’adresse de la société (nom de la rue, numéro de boîte postale, code postal, ville…),
- les coordonnées de l’entreprise (téléphone, fax, adresse email, site internet, horaires d’ouverture),
- les numéros d’identification (RCS et Siret, code APE, code NAF, TVA Intracommunautaire).
Si certaines de ces informations doivent impérativement figurer sur le tampon de votre entreprise, d’autres sont facultatives. Les informations obligatoires sont : le nom de l’entreprise, la forme sociale, le code postal, la ville et le n° Siret. Toutes les autres informations sont facultatives.
La particularité du tampon officiel d’entreprise est le fait qu’il permet d’avoir une meilleure lisibilité de ces informations en y apportant un aspect distinctif et une touche synthétique. En commandant un tampon au nom de votre société, vous pouvez ajouter d’autres mentions spécifiques comme le logo de votre entreprise ou un mélange de texte et de dessin.
La mention « location-gérance » doit figurer sur le tampon des locations-gérances et des mandataires-gérance. De même, si votre société bénéficie d’un contrat d’appui au projet d’entreprise, votre tampon doit indiquer le nom de la société d’appuis ainsi que son siège social et son numéro unique d’identification.
Le tampon administratif pour une meilleure gestion des documents
Le tampon administratif est très utile pour la gestion des documents dans les différents services d’une entreprise. Vous pouvez l’utiliser pour imprimer des dates de réception « Reçu le… » ou des dates de traitement d’un courrier « Traité le… ». Il sert également à indiquer sur certains documents des mentions comme :
- bon à payer,
- payé,
- confidentiel,
- urgent,
- saisi,
- relance…
Grâce au tampon administratif, vous pouvez trier et classer facilement tous les documents et les dossiers de votre entreprise. Cela permet d’avoir une meilleure organisation dans les bureaux.
Le tampon dateur (tampon numéroteur)
Le tampon dateur est souvent utilisé par le département de la comptabilité dans les sociétés. Il permet de marquer les documents administratifs avec une date. En l’utilisant pour marquer les documents sur lesquels vous travaillez au quotidien, le tampon dateur vous épargne de longs moments de recherche.
Grâce à votre organisation chronologique, vous pouvez retrouver facilement les documents que vous recherchez en remontant tout simplement les dates. Selon le cas, vous pouvez ajouter à votre tampon dateur un texte sur mesure ou une signature personnalisée.
Généralement, ce type de tampon s’utilise de façon intensive. C’est pour cela qu’il est conseillé de choisir la monture en conséquence. Les montures en métal conviennent aux utilisations intensives alors que les montures en plastique sont plus adaptées à un usage ponctuel.
Le tampon de poche : pratique pour les déplacements
Le tampon de poche est parfait pour les déplacements officiels. Il est souvent utilisé par les représentants commerciaux. Grâce à cet outil, vous pouvez conclure des contrats rapidement sans avoir à reporter la date d’authentification ou de signature du document.
Il s’agit d’un tampon personnalisable sur lequel vous pouvez choisir de faire apparaître toutes les informations qui vous conviennent. Vous pouvez y ajouter les informations légales de votre entreprise, votre logo, du texte et des dessins au besoin.
Le tampon en bois
Le tampon en bois est un type de tampon qui s’utilise depuis des décennies. Cet indémodable est un produit à la fois écologique et économique. Léger, mais solide, il dispose d’un encreur séparé. Il s’agit d’un excellent choix pour tout type de marquage professionnel.
Le tampon en bois est le choix idéal pour votre société si vous êtes un amateur d’objets traditionnels. En plus de sa fonction de cachetage des documents, le tampon en bois permet de personnaliser votre bureau en y apportant une touche sobre et esthétique.
En définitive, les tampons utiles pour une société permettent à cette dernière d’authentifier ses documents (tampon officiel de l’entreprise) et de mieux s’organiser (tampon dateur, tampon administratif). En situation de déplacement, le tampon de poche est l’allié idéal pendant que le tampon en bois se démarque par son esthétique et son authenticité dans votre bureau.